労働基準監督署（労基署）が突然調査に訪れる可能性はあり得ることです。そんな突然の対応にも焦らず応じられるように、しっかり日頃から書類の準備をしておきしょう。
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■労働基準監督署の調査で押さえておく書類
労働基準監督署（労基署）による調査で要求される帳簿・書類は以下の通りです。
どの会社の規模でも一般的に調査対象になる書類となります。
・調査対象書類
①会社の組織図
②労働者名簿
③賃金台帳
④就業規則
⑤従業員別の時間外労働・休日労働の実績資料
⑥タイムカード等の勤務時間の確認できる資料
⑦時間外労働・休日労働に関する協定届（36協定）
⑧変形労働時間制などの定めをしている場合の労使協定
⑨変形労働時間制のシフト表
⑩従業員の年次有給休暇の取得状況に関する管理簿
⑪従業員に交付した労働条件通知書（雇用契約書）
⑫健康診断の実施結果（健康診断個人票）
⑬安全管理者、衛生管理者の選任状況
⑭安全委員会、衛生委員会の設置・運営状況についての資料
⑮産業医の選任状況についての資料
一気に書類をまとめることは大変なので、年間のスケジュールに書類をまとめる時間を設けておきましょう。
■書類の中で調査されること
＜労働条件に違法性はないか＞
従業員に対して労働条件通知書の交付をしているか、就業内容が実態と即しているかなどをチェックされます
＜労働時間に違法性はないか＞
時間管理の合理性、休日労働、深夜労働について把握しているかどうかをチェックされます。
＜賃金は正しく支払われているか＞
賃金が最低賃金を下回っていないか、残業代の未払いがないかチェックされます。
社員の労働時間と支払っている残業代が合わない場合、未払い残業代を後から請求される可能性があります。
＜年次有給休暇の取得が行われているか＞
社員の有給取得率もチェックの対象です。有給取得率があまりに低い場合、指導対象になる可能性があります。
＜安全衛生管理はされているか＞
産業医が選定されているか、社員が安全な環境で勤務できているかについてチェックされるほか、安全衛生委員会の設置状況についても確認が行われます。
＜健康管理はされているか＞
健康診断の記録や報告書があるか、産業医による面接指導が行われているかをチェックされます。また、現在ではストレスチェックの実施も義務化されているため、ストレスチェックの報告書も必要です。
＜会社の事業体制の確認＞
会社の組織図や労働者名簿などのチェックが行われます。中には、財務指標についても確認が行われる場合もあります。
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■労働基準監督署の調査の種類
労働基準監督署（労基署）の調査（臨検監督）は、定期監督・災害時監督・申告監督・再監督の4種類です。ここでは、それぞれの調査について解説します。
・定期監督
労働基準監督署（労基署）が任意で調査対象の企業を選択し、その年の監督計画を基に各企業の法令全般を調査します。予告なしでの調査されることがほとんどですが、事前に電話や書面による日程調整を行なってから調査する場合もあります。調査によって法令違反が認められた場合は、是正勧告が行われます。
労働者からの申告によって行われる調査ではないため、調査の程度は監督者によって変動するのが特徴です。
・災害時監督
業務中に一定程度以上の労働災害が発生した場合に、原因の究明や再発防止の指導を行うための調査です。災害時監督の調査は、以下のいずれにも当てはまらない労働災害が発生した場合に行われます。
●労働災害により従業員が死亡した場合
●複数の従業員が被災した場合
●従業員が1人でも重篤な傷害を負った場合
調査対象は事故現場だけに限らず、労働者の人数や労働時間、安全管理体制が適切なものであるかについても調査対象です。調査を受ける企業側は、事故報告書の提出のほか、事故の原因や要素について詳細な説明を求められるため、弁護士を立てて対応してもらう場合も珍しくありません。問題があった場合は、是正指導が行われます。
・申告監督
労働者から労働基準監督署（労基署）に対して直接の申告があった場合に、申告内容に相違がないかを確かめる調査です。
1.定期監督と称して行う場合
2.呼出状によって呼び出して行う場合
この2パターンがあり、1の場合は申告者の保護を行い、2の場合は労働者からの申告があったことを明示して行います。
・再監督
上記の調査によって是正勧告を受けた場合に、労働環境の改善実施の有無を確認するために行われる調査です。再監督は、次のいずれかに該当した場合に行われます。
●定められた期間内に是正勧告書を提出しなかった場合
●提出された是正勧告書の実態を確認する必要があると労働基準監督署（労基署）が判断した場合
●是正勧告書の交付をするための労働基準監督署（労基署）への来署要請に応じない場合
以上が４つの調査内容の違いです。
■まとめ
50人以上の事業所は衛生委員、産業医の選任報告、定期健康診断の報告、ストレスチェックの報告をしっかりとしておくことが、突然の労働基準監督署（労基署）の調査を未然に防ぐ方法です。
法定業務遵守も重要ですが、最も重要なことは、社員が心身ともに健康で前向きに働くことができる環境であることです。社員の働きやすい労働環境の構築・発展させていくことは、退職率の押し下げ、採用コストの縮小、採用力のアップに繋がります。この目的を持って産業医活動を行っているのが、Avenirに所属している産業医です。
産業医の専門的なアドバイスを受けながら、社員が労働しやすい環境をつくっていきましょう。
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