高ストレス者面談の記録管理方法｜保存期間・記載事項・個人情報の扱いを解説

ストレスチェックで高ストレス者と判定された従業員から申出があった場合、企業は医師による面接指導を実施し、その結果を記録・保存する必要があります。しかし、「何を記録すればよいのか」「産業医の面談内容をどこまで会社で管理するのか」「上司や人事担当者はどこまで閲覧できるのか」と迷う企業も少なくありません。

高ストレス者面談の記録には5年間の保存義務がある一方、ストレスチェックの個人結果や産業医の詳細な面談メモとは分けて扱うことが重要です。

本記事では、記録に必要な項目、適切な保存方法、閲覧権限の設定、面談後の就業上の措置まで、企業が押さえておきたい実務上のポイントを解説します。

高ストレス者面談の記録は保存するだけでは不十分

ストレスチェックで高ストレス者と判定され、本人から申出があった場合、企業は医師による面接指導を実施します。面接指導後は、結果の記録を作成して5年間保存しなければなりません。

ただし、産業医が聞き取った内容をすべて人事部門で保管するわけではありません。企業が保存する法定記録、産業医が管理する詳細な医学情報、企業が実施した就業上の措置は、それぞれ目的と閲覧範囲を分けて管理する必要があります。

高ストレス者面談の記録管理が重要な理由

高ストレス者面談の記録管理は、法令上の保存義務を満たすだけでなく、産業医の意見を具体的な就業上の措置へつなげるために行います。

産業医は面接指導の結果を報告書にまとめ、企業が適切な措置を講じられるよう、医学的な見地から意見を伝えます。企業はその意見を踏まえ、労働時間の短縮、業務内容の変更、深夜業の制限、配置上の配慮などを検討します。

記録が適切に管理されていれば、担当者が交代しても、措置の実施状況や再面談の予定を確認できます。反対に、意見書を保存するだけで対応履歴を残していないと、必要な配慮が実施されないまま放置される可能性があります。

高ストレス者面談で区別すべき4種類の情報

高ストレス者対応では、関連する情報をすべて同じファイルへ保存するのではなく、種類ごとに利用目的と閲覧権限を設定します。

ストレスチェックの個人結果

ストレスチェックの個人結果には、本人の回答、ストレスの程度、高ストレス者に該当するか、面接指導が必要かといった情報が含まれます。

本人の同意を得て企業へ提供された結果は、企業が保存します。一方、本人が提供に同意していない場合は、実施者または実施事務従事者が適切に保存できるよう、企業が保存場所やセキュリティなどの体制を整えます。

従業員が面接指導を申し出たからといって、質問票の回答内容や個人結果のすべてを、人事担当者が自由に閲覧できるわけではありません。

面接指導結果報告書・医師の意見書

面接指導結果報告書と意見書は、企業が従業員の健康を確保し、必要な就業上の措置を検討するための記録です。

企業へ提供される情報は、勤務継続の可否、労働時間や業務内容の制限、配置上の配慮、再面談の必要性など、企業が措置を実施するために必要な範囲に限定します。

面接指導の結果に関する記録に法令上必要な事項が含まれていれば、面接指導を実施した医師から提出された報告書・意見書を、そのまま企業側の記録として保存できます。

産業医が作成する詳細な面談メモ

産業医の手元記録には、従業員の具体的な症状、服薬状況、治療歴、家庭環境、本人が話した悩みなど、詳細な情報が含まれることがあります。

こうした情報のすべてを、企業が取得・保存する必要はありません。厚生労働省の資料では、医師が企業へ提供する情報は、就業上の措置に必要な範囲に限定し、診断名、検査値、具体的な訴えなどの詳細な医学情報を提供しないことが示されています。

人事担当者も、面談の詳細ではなく、「どのような配慮が、どの程度の期間必要か」を産業医へ確認することが重要です。

企業が実施した措置とフォローの履歴

企業は法定記録とは別に、産業医の意見を受けて実施した対応を記録しておく必要があります。

例えば、本人への説明日、措置の内容、対応責任者、措置開始日、再面談の予定日、措置の見直し結果などです。これらは法定記録そのものではなく、対応漏れを防ぐための社内管理記録として整理します。

進捗管理用の台帳には、診断名や具体的な面談内容まで転記せず、対応の要否と実施状況を確認できる情報だけを記載しましょう。

面接指導結果として記録・保存する7つの事項

高ストレス者に対する面接指導の結果は、事業者が記録を作成し、5年間保存しなければなりません。記録には、次の事項を含めます。

• 従業員の勤務状況
• 従業員の心理的な負担の状況
• その他の従業員の心身の状況
• 面接指導の実施年月日
• 面接指導を受けた従業員の氏名
• 面接指導を行った医師の氏名
• 健康保持に必要な措置についての医師の意見

心理的負担や心身の状況を記録するといっても、診断名や検査値、具体的な相談内容などの詳細な医学情報を、すべて企業側の記録へ記載する趣旨ではありません。

厚生労働省が公開する報告書・意見書の様式を活用し、必要事項を過不足なく記載できる書式へ統一しましょう。

高ストレス者面談の記録管理で起こりやすい課題

人事部門の共有フォルダに保存している

面接指導結果を一般的な人事書類と同じ共有フォルダへ保存すると、本来は閲覧する必要がない担当者まで健康情報を確認できる可能性があります。

心身の状態に関する情報の多くは、要配慮個人情報に該当する機微性の高い情報です。企業は、情報を取り扱う目的、担当者と権限、閲覧できる範囲、管理方法などを取扱規程に定め、労使で共有することが求められます。

人事部に所属していることだけを理由に閲覧を認めず、産業保健業務に必要な担当者へ権限を限定しましょう。

意見書を上司へそのまま転送している

直属の上司が業務量の調整や残業制限を実施する場合でも、面接指導結果報告書や意見書をそのまま共有する必要はありません。

上司へは、「時間外労働を一定時間以内に制限する」「夜勤から外す」「出張回数を減らす」など、現場で実施する措置だけを伝えます。診断名、服薬状況、家庭事情、本人が面談で話した具体的な悩みなどは、原則として共有対象から除きます。

情報を共有した日時、相手、伝達した内容も記録し、必要以上に情報が拡散しない運用を整えましょう。

保存期限は管理しているが再面談を管理していない

記録の保存期限だけを管理し、産業医が提案した再面談や措置の見直し時期が管理されていないケースもあります。

意見書に「3か月後に再評価」「残業制限後に再面談」などの記載がある場合は、管理台帳や人事担当者向けの予定表へ期限を登録します。措置を開始しても、業務量や体調の変化を確認しなければ、配慮が適切かどうか判断できません。

書類の保存と健康管理を分断せず、面談、措置、再評価までを一つの業務として設計する必要があります。

担当者の異動時に情報が引き継がれない

面接指導結果が担当者個人のパソコンやメールボックスに保存されていると、担当者の異動や退職後に記録を確認できなくなる可能性があります。

健康情報の取扱規程には、組織変更や担当者変更に伴う情報の引継ぎ方法も定めます。引継ぎ時には、記録の保存場所、保存期限、継続中の措置、今後の再面談予定を一覧で確認します。

引継ぎ先にもすべての詳細情報を渡すのではなく、新たな担当者の職務に必要な範囲だけを共有することが重要です。

高ストレス者面談の記録を管理する7つの手順

高ストレス者面談の記録管理では、書類を保存するだけでなく、受領、確認、共有、就業上の措置、再評価までの流れを整える必要があります。担当者ごとの役割や閲覧範囲が曖昧だと、対応漏れや情報の過剰共有が起こりやすくなります。まずは7つの手順に沿って、自社の運用ルールと責任体制を具体化しましょう。

1．管理責任者と閲覧できる担当者を決める

最初に、産業医から報告書・意見書を受領する担当者、記録を保管する担当者、就業上の措置を進める担当者を明確にします。人事部全員に閲覧権限を付与せず、業務上必要な担当者に限定することが重要です。あわせて、管理責任者の不在時に対応する代行者や、本社・各事業場の役割分担も決め、社内規程や運用表に記載しましょう。

2．健康情報の取扱規程を整備する

健康情報の取扱規程には、情報を利用する目的、取り扱う情報の種類、担当者と権限、保存方法、第三者提供、引継ぎ、廃棄、苦情対応などを定めます。

規程は人事部門だけで作成するのではなく、衛生委員会等を活用し、労使が関与したうえで検討・策定します。策定後は、イントラネットへの掲載などにより従業員へ周知します。

「面談内容は誰に伝わるのか」「人事評価に使われないか」を従業員へ説明することも、面接指導を申し出やすい環境づくりにつながります。

3．報告書・意見書の書式を統一する

産業医ごとに報告書の書式が異なると、法定事項が不足したり、企業へ提供される情報の詳しさにばらつきが生じたりします。

厚生労働省が公開している「面接指導結果報告書・就業上の措置に係る意見書」を参考に、企業内で使用する様式を統一しましょう。

就業区分、業務上の配慮、措置期間、再面談の必要性、再評価時期などの欄を設けておくと、企業が具体的な対応へ移りやすくなります。

4．受領時に必要事項と措置内容を確認する

報告書・意見書を受領したら、法定事項が記載されているか、企業が実施すべき措置を判断できる内容になっているかを確認します。

記載が不足している場合は、人事担当者が本人への聞き取りや推測で補わず、面接指導を担当した医師へ確認します。「業務上の配慮が必要」とだけ記載されている場合は、対象となる業務、制限の程度、期間、再評価の時期を確認しましょう。

反対に、必要以上に詳細な医学情報が記載されている場合は、保存・共有する範囲を産業医と協議します。

5．紙・電子データを分けて安全に保存する

紙で保存する場合は、一般の人事資料と分け、施錠できるキャビネットへ保管します。鍵を扱う担当者や、閲覧・複写・持ち出しの方法も決めておきます。

電子データで保存する場合は、アクセス権限を個別に設定できる専用フォルダや健康管理システムを使用します。担当者個人のデスクトップ、メールボックス、USBメモリだけで管理する方法は避けましょう。

アクセスログ、バックアップ、担当者変更時の権限更新、保存期間満了後の削除まで含めて運用します。

6．就業上の措置と再評価を管理する

意見書を受領した後は、産業医の意見を踏まえ、就業上の措置の要否を検討します。措置を実施する場合は、本人の意見も確認し、必要な範囲で上司や関係部署へ指示を出します。

管理台帳には、意見書の受領日、措置内容、本人への説明日、措置開始日、対応責任者、再面談予定日、見直し結果を登録します。

産業医の意見と異なる対応を選択した場合は、判断理由や検討経緯を残しておくと、その後の再評価や社内確認を行いやすくなります。

7．引継ぎと保存期間満了後の廃棄まで行う

担当者が交代する場合は、記録の保存場所、閲覧権限、保存期限、継続中の措置、再面談予定を確実に引き継ぎます。

保存期間が満了した記録は、自動的に削除するのではなく、社内規程に基づいて継続保存の必要性を確認します。不要と判断した紙の書類は、裁断や溶解処理など、内容を復元できない方法で廃棄します。

電子データについては、原本だけでなく、複製ファイル、一時保存データ、バックアップ上の情報も確認して処理することが重要です。

高ストレス者面談の管理台帳に記載する項目

面接指導後の対応漏れを防ぐには、報告書・意見書とは別に、進捗を確認する管理台帳を作成します。

• 対象者の氏名・社員番号・所属
• 面接指導の申出日・実施日
• 面接指導を担当した医師
• 報告書・意見書の受領日
• 就業上の措置の要否
• 措置内容・開始日・見直し予定日
• 本人への説明日
• 上司へ伝えた内容・共有日
• 再面談・再評価の予定日
• 記録の保存場所・保存期限

管理台帳は対応状況を確認するためのものです。

診断名、服薬内容、家庭事情、具体的な相談内容などを転記せず、詳細な報告書とは閲覧権限を分けましょう。

複数拠点で記録管理を統一する運用例

複数の事業場を持つ企業では、各拠点が個別に面接指導結果を保存すると、書式や保存方法、上司への共有範囲にばらつきが生じやすくなります。

本社の産業保健担当者を管理責任者とし、報告書・意見書の書式、保存場所、管理台帳を共通化する方法が有効です。各拠点の管理者には、残業制限や業務調整など、現場で実施する措置だけを通知します。

本社では面談日、措置開始日、再評価日、保存期限を一元管理し、未対応案件を定期的に確認します。保管方法だけでなく、受領から再評価まで標準化することが、対応漏れと情報漏えいの防止につながります。

外部サービスを利用する場合に確認すること

ストレスチェックや高ストレス者面談を外部機関へ委託する場合は、実施体制だけでなく、情報管理体制が整備されているかを事前に確認することが重要です。

契約前に、記録を保存する主体、データの保存場所、アクセスできる担当者、暗号化やバックアップの方法、再委託の有無、情報漏えい時の連絡手順を確認します。

契約終了時にデータをどの形式で受け取れるか、委託先に残るデータがいつ削除されるかも明確にしましょう。外部委託を理由に、企業側が記録の所在や管理状況を把握していない状態は避ける必要があります。

高ストレス者面談の運用は産業医クラウドへご相談ください

高ストレス者面談を適切に運用するには、面談を実施できる医師を確保するだけでなく、企業と産業医の役割分担、報告書・意見書の様式、健康情報の共有範囲、就業上の措置、再面談まで整理する必要があります。

産業医クラウドでは、企業の課題に応じた産業医の選任支援に加え、従業員面談、ストレスチェック、職場巡視、衛生委員会の運営支援、各種マニュアルの整備など、産業保健業務の継続的な運用を支援しています。

記録管理が担当者任せになっている、産業医から受け取る意見書の内容が統一されていない、面談後の対応に不安がある企業は、現在の体制を整理するところからご相談ください。

高ストレス者面談の記録管理に関するよくある質問

高ストレス者面談の記録管理では、保存期間だけでなく、起算日の考え方や異動・退職後の取扱いに迷うケースがあります。管理が担当者任せになると、保存期限前の廃棄や、必要な記録を確認できない事態につながりかねません。

ここでは、人事担当者が押さえておきたい基本的なルールと、実務で行うべき管理方法を解説します。

高ストレス者面談の記録は何年間保存しますか？

高ストレス者に対する医師の面接指導結果は、事業者が記録を作成し、5年間保存する必要があります。対象者が異動・休職・退職した場合も、保存期間が満了するまでは適切に保管してください。面談実施日、記録作成日、保存期限、保管場所を管理台帳へ登録し、担当者の変更時には未完了のフォロー状況とあわせて引き継ぎましょう。

人事担当者は面談記録をすべて閲覧できますか？

人事部門に所属しているという理由だけで、すべての担当者が面談記録を閲覧できるわけではありません。

面接指導結果には心身の状態に関する機微性の高い情報が含まれるため、産業保健業務や就業上の措置を担当する者など、業務上必要な担当者に権限を限定します。

担当者ごとに閲覧できる情報の範囲を決め、健康情報の取扱規程へ明記することが重要です。

面接指導結果を直属の上司へ共有してもよいですか？

上司が残業制限や業務量の調整を実施するために、必要な情報を共有することはあります。ただし、面接指導結果報告書や意見書を、そのまま上司へ渡す運用は避けましょう。

上司へは、労働時間の制限、担当業務の調整、出張や夜勤の制限など、現場で実行するために必要な情報だけを伝えます。診断名、治療状況、具体的な相談内容などは、原則として共有しません。

面接指導の記録を電子データで管理する際の注意点は？

電子データで管理する場合は、アクセス権限を限定できる専用フォルダや健康管理システムを使用します。

一般の人事共有フォルダや担当者個人のパソコンだけに保存せず、パスワード、アクセスログ、バックアップ、担当者変更時の権限更新を管理します。メールで受領した意見書も、メールボックスに残したままにせず、所定の保存場所へ移動しましょう。

保存期間満了後の削除方法や、バックアップ上のデータの扱いも、あらかじめ決めておく必要があります。

面接指導を申し出なかった従業員についても記録は必要ですか？

本人から申出がなく、医師による面接指導を実施していない場合は、面接指導結果としての法定記録は作成されません。

ただし、企業が面接指導の案内を行った日、申出方法を説明した事実、相談窓口を案内した履歴などを、社内の業務記録として残すことは有効です。

記録には本人の事情を必要以上に詳しく書かず、企業が行った案内や対応を客観的に記載します。面接指導を申し出なかったことを理由に、不利益な取扱いを行ってはいけません。

外部委託先が記録を保存していれば、自社での管理は不要ですか？

外部委託先がシステムや書類を保管している場合でも、企業は記録の保存主体、保存場所、閲覧権限、保存期間を把握しておく必要があります。

委託先へ任せきりにすると、契約終了時やサービス変更時に、過去の記録を確認できなくなる可能性があります。契約書や運用手順書に、データの移管方法、返却時期、委託先に残る複製データの削除方法を定めましょう。

まとめ｜面接結果の保存から就業上の措置まで一元管理する

高ストレス者に対する医師の面接指導結果は、勤務状況、心理的負担や心身の状況、実施年月日、対象者と医師の氏名、医師の意見を記録し、事業者が5年間保存する必要があります。

適切な管理を行うには、ストレスチェックの個人結果、企業が保存する面接指導結果、産業医の詳細な面談メモ、企業の対応履歴を分けることが重要です。保存場所や閲覧権限だけでなく、産業医の意見に基づく措置、上司への共有、再面談、担当者変更時の引継ぎまで仕組み化しましょう。

産業医クラウドでは、企業の課題に合った産業医の選任から、高ストレス者面談、面談後の就業上の措置、継続的な産業保健体制の運用まで支援しています。記録管理や産業医との連携方法に不安がある場合は、お問い合わせフォームまたは資料請求をご利用ください。