高ストレス者面談の記録管理方法とは？5年間の保存義務・記載内容・個人情報の扱いを解説

ストレスチェックで高ストレス者として選定され、実施者が医師による面接指導を必要と認めた従業員から申出があった場合、事業者は医師による面接指導を実施し、その結果について所定の事項を記録して5年間保存する必要があります。

しかし実務では、

「具体的に何を5年間保存すればよいのか」
「産業医が面談中に記録した詳細なメモまで人事が保管するのか」
「直属の上司にはどこまで共有してよいのか」

と判断に迷う企業も少なくありません。

重要なのは、面接指導に関係する情報をすべて一つのファイルへ集約することではありません。

高ストレス者への対応では、

ストレスチェック結果
→ 医師による面接指導
→ 医師からの意見聴取
→ 就業上の措置
→ 状態の確認・再評価

という流れが生じます。

それぞれの情報は、利用目的、保存方法、閲覧できる担当者などが異なります。

また、企業が健康確保措置を講じるために必要なのは、面談で交わされた会話をすべて把握することではありません。

「どのような就業上の配慮が必要なのか」
「企業として何を実施するのか」
「いつ状態を再確認するのか」

を適切に管理することが重要です。

つまり、高ストレス者面談の記録管理は、単に書類を保存するための業務ではありません。

医師の医学的評価を必要な就業上の措置につなげ、その措置が途中で止まらないよう管理するための健康管理プロセスとして考える必要があります。

本記事では、面接指導結果の5年間の保存義務、記録すべき内容、情報の切り分け方、具体的な管理手順、産業医との役割分担まで実務目線で解説します。

高ストレス者面談の記録はどのように管理すべき？

ストレスチェックで高ストレス者として選定され、実施者が面接指導を必要と認めた従業員から申出があった場合、事業者は医師による面接指導を実施します。

一般には「高ストレス者面談」と呼ばれることがありますが、法令上は「医師による面接指導」です。

面接指導を実施した事業者には、その結果について所定の事項を記載した記録を作成し、5年間保存する義務があります。

ただし、医師が面談で確認した詳細な医学情報を、すべて人事担当者が取得・保管するという意味ではありません。

実務上は、少なくとも、

• 事業者が保存する法定の面接指導結果
• 面接を担当した医師が診療・評価のために作成する詳細な記録
• 企業が実施する就業上の措置やフォローの管理情報

を区別して取り扱うことが重要です。

これらを無制限に同じ場所へ集約すると、必要以上の健康情報を人事担当者が閲覧する、上司へ詳細な医学情報まで共有されるといった問題が生じる可能性があります。

一方で、情報を分けすぎて企業に必要な就業上の措置が伝わらなければ、健康確保措置を適切に実施できません。

「企業が健康確保のために必要な情報」と「企業が取得する必要のない詳細な医学情報」を分けることが記録管理の基本です。

高ストレス者面談の記録を管理する目的

記録管理の目的は、法定記録を5年間保存することだけではありません。

実務上重要なのは、医師から示された意見を企業の具体的な健康確保措置につなげ、その実施状況を確認できるようにすることです。

例えば、医師から、「一定期間、時間外労働を制限することが望ましい」という意見が出たとします。

企業側では、その意見を踏まえて、

• どのような勤務条件にするのか。
• いつから実施するのか。
• 誰が現場へ伝えるのか。
• いつ状態を再評価するのか。

を決める必要があります。

そのため、法定の面接指導結果とは別に、

• 企業が決定した措置
• 本人へ説明した内容
• 現場へ伝えた就業上の条件
• 再評価の予定時期

などを必要な範囲で関連付けて管理すると、措置の実施漏れや担当者による対応のばらつきを防ぎやすくなります。

担当者が異動した場合でも、

「現在どのような就業上の措置が行われ、次にいつ確認する必要があるのか」

を必要な担当者が把握できる状態をつくることが重要です。

高ストレス者面談の記録は5年間保存する

事業者は、高ストレス者に対して実施した医師による面接指導の結果について記録を作成し、5年間保存しなければなりません。

医師が作成した面接指導結果報告書や就業上の措置に係る意見書に法令で必要とされる事項がすべて含まれている場合には、その書類を面接指導結果の記録として保存することも可能です。

一方、

• 記録をいつ受領したか
• どこへ保存したか
• 保存期限はいつか
• 誰が管理するか

といった項目は、法定記録そのものの必須記載事項ではありません。

ただし、5年間の保存義務を確実に履行するためには、企業の文書管理上の情報として管理しておくことが実務的です。

対象となった従業員がその後、異動、休職、退職した場合でも、法定保存期間が終了するまでは記録を適切に保存する必要があります。

保存期限や保存場所を担当者個人の記憶に頼らず、健康情報取扱規程や社内の文書管理ルールに組み込むことが重要です。

高ストレス者面談の記録に必要な7つの内容

事業者が保存する医師による面接指導結果の記録には、次の7項目を含める必要があります。

• 従業員の勤務の状況
• 従業員の心理的な負担の状況
• その他の従業員の心身の状況
• 面接指導の実施年月日
• 面接指導を受けた従業員の氏名
• 面接指導を行った医師の氏名
• 従業員の健康を保持するために必要な措置についての医師の意見

ただし、「心理的な負担の状況」「その他の心身の状況」といっても、診断名、検査値、本人の具体的な訴えなど、詳細な医学情報を事業者へ提供することを意味するものではありません。

医師は、健康確保のための就業上の措置を実施するために必要な情報へ適切に加工し、必要最小限の内容を事業者へ提供する必要があります。

実務上は、産業医ごとに書式が大きく異なると、必要な項目が抜けたり、就業上の意見が抽象的になったりする可能性があります。

そのため、法定事項を満たす報告書・意見書の共通様式を用意しておく方法も有効です。

また、医師意見については「配慮が必要」とだけ記載するのではなく、医学的に必要な範囲で、

• 対象となる業務。
• 制限の内容。
• 措置を行う期間。
• 再評価の時期。

などを具体化すると、企業側が対応しやすくなります。

なお、時間外労働の具体的な上限や措置期間には一律の基準があるわけではなく、本人の健康状態や業務内容などを踏まえて個別に判断する必要があります。

混同しやすい4種類の記録を区別する

高ストレス者への対応では、関係する情報をすべて同じものとして扱わないことが重要です。

法令上「4種類」に分類されているわけではありませんが、実務上は、次の4つに分けて考えると情報管理を整理しやすくなります。

• 個人のストレスチェック結果
• 医師による面接指導の結果・意見
• 医師が面接・医学的評価のために作成する詳細な記録
• 企業が実施した就業上の措置やフォローの履歴

これらは、

誰が取り扱う必要があるのか。
何の目的で使用するのか。
どこまで共有する必要があるのか。

が異なります。

すべてを一般的な人事フォルダへ集約するのではなく、情報の性質と利用目的に応じてアクセス権限を設定することが重要です。

ストレスチェックの個人結果

個人のストレスチェック結果には、

• 質問への回答
• 各尺度の評価結果
• 高ストレス者に該当するかどうか

などの情報が含まれます。

ストレスチェック結果は本人へ直接通知され、原則として本人の同意なく事業者へ提供することはできません。

本人の同意を得て事業者が結果の提供を受けた場合には、事業者がその結果について記録を作成し、5年間保存します。

一方、本人の同意がなく事業者へ提供されない結果については、実施者または実施事務従事者が適切に保存できる体制を事業者が整える必要があります。

また、本人から面接指導の申出があった場合、事業者はその従業員が面接指導の対象者であることを確認します。

しかし、面接指導を申し出たことによって、ストレスチェックの回答内容すべてを人事担当者が自由に閲覧できるようになるわけではありません。

この違いを制度上明確にしておくことが、「ストレスチェックを受けると回答内容が会社へすべて知られる」という誤解を防ぐうえでも重要です。

面接指導結果報告書・意見書

面接指導結果報告書や医師意見は、事業者が労働者の健康確保に必要な就業上の措置を検討するために使用します。

企業が必要とする情報としては、

• 通常勤務の継続が可能か
• 時間外労働や深夜勤務等の制限が必要か
• 業務負荷の軽減が必要か
• 配置や勤務形態への配慮が必要か
• 再面談・再評価が必要か

などが挙げられます。

報告書の内容だけでは必要な措置を判断できない場合、人事担当者が医学的な内容を推測して補うのではなく、医師へ確認します。

反対に、診断名、検査値、具体的な愁訴、家庭事情など、健康確保措置を講じるために必要のない詳細な情報を企業へ提供することは避けなければなりません。

企業が知る必要があるのは、詳細な診療情報ではなく、どのような就業上の措置が必要なのかという情報です。

産業医が作成する詳細な面談メモ

医師が面接指導の過程で作成する詳細な記録には、

• 具体的な症状
• 治療経過
• 服薬状況
• 本人が抱えている悩み
• 家庭など業務外の状況

といった、機微性の高い医学・健康情報が含まれることがあります。

これらの情報を、そのまま事業者の法定記録へ記載することや、人事担当者へ提供することは適切ではありません。

医師は必要に応じて情報を集約・整理し、企業が健康確保措置を行うために必要な情報だけに加工して伝えることが求められます。

詳細な面談記録の具体的な保存主体や保存方法については、産業医が社内の医師なのか外部委託なのかなどによっても異なるため、一律に「産業医個人が保管する」と決めるのではありません。

健康情報取扱規程や委託契約などで、

• 誰が管理するのか。
• 誰が閲覧できるのか。
• どこに保存するのか。

をあらかじめ整理しておくことが重要です。

企業が実施した措置とフォローの記録

医師から意見を受け取っただけでは、企業の健康確保措置が完了したとはいえません。

実務上は、法定の面接指導結果とは別に、

• 医師意見の受領日
• 措置の要否
• 本人へ説明した日
• 現場へ伝えた就業条件
• 措置の開始日
• 再面談・再評価の予定日
• 措置の見直し結果

などを必要な範囲で管理しておくとよいでしょう。

ただし、この進捗管理用の記録へ診断名、服薬内容、詳細な相談内容などを転記する必要はありません。

目的は医学情報を蓄積することではなく、企業が講じるべき健康確保措置が実施されているかを管理することです。

高ストレス者面談の記録管理で起こりやすい課題

高ストレス者面談の記録管理では、

• 一般の人事資料と同じ場所へ保存する
• 業務上必要のない人事担当者まで閲覧できる
• 上司へ報告書や意見書をそのまま転送する
• 担当者のメールボックスだけに保存する
• 担当者個人のフォルダで管理する
• 措置後の再評価時期を管理していない

といった運用は避ける必要があります。

これらに共通する問題は、情報の利用目的やアクセス権限、フォロー方法が担当者個人の判断に依存していることです。

健康情報の管理は、「担当者が慎重に扱えばよい」というものではありません。

• 誰が取り扱うのか。
• どの情報まで閲覧できるのか。
• どこへ保存するのか。
• 誰へ何を共有するのか。
• いつ再評価するのか。

を社内ルールとして定めることが重要です。

高ストレス者面談の記録を管理する7つの手順

1．健康情報の管理責任者を決める

まず、

• 誰が面接指導結果を受け取るのか。
• 誰が保存管理を行うのか。
• 誰が就業上の措置の進捗を管理するのか。

を明確にします。

健康情報は要配慮個人情報に該当するものが多いため、「人事部に所属していれば誰でも閲覧できる」という運用は避け、業務上必要な担当者へ取り扱いを限定します。

さらに、

• 担当者が不在の場合の代行者。
• 産業医・保健師との連絡担当者。
• 複数拠点がある場合の本社と各事業場の役割。

なども決めておくと、担当者の異動や退職時にも対応が止まりにくくなります。

2．健康情報取扱規程を整備する

健康情報の取扱いを担当者の判断だけに任せるのではなく、事業場における取扱規程を整備します。

規程では例えば、

• 情報を取り扱う目的
• 取り扱う情報の範囲
• 情報を取り扱う担当者と権限
• 本人への通知や同意の取得方法
• 保存・安全管理の方法
• 情報の共有・第三者提供の方法
• 開示、訂正、使用停止等への対応
• 組織変更時の情報の引継ぎ
• 苦情への対応

などを定めます。

健康情報取扱規程には、企業の情報管理ルールを整えるだけでなく、労働者に健康情報がどのように扱われるのかを示す役割もあります。

「誰が、何のために、どこまで情報を見るのか」を明確にすることが、安心して産業保健サービスを利用できる環境づくりにつながります。

3．報告書・意見書の様式を統一する

産業医ごとに報告書の形式が大きく異なると、必要事項の記載漏れや、医師意見の具体性にばらつきが生じる可能性があります。

そこで、

• 法令上必要な記録事項
• 就業上の措置に関する医師意見
• 措置を行う期間
• 再評価時期
• 再面談の必要性

などを確認できる共通フォーマットを設定すると、運用を標準化しやすくなります。

ただし、書式を統一することが目的になり、医師の医学的判断を画一化してはいけません。

必要な項目は共通化しつつ、具体的な就業上の措置は個々の健康状態や業務に応じて医師が判断できる様式とすることが重要です。

4．受領時に必要事項を確認する

報告書・意見書を受領したら、法定記録として必要な事項が記載されているかを確認します。

必要な情報が不足している場合には、人事担当者が推測して医学的情報を補うのではなく、面接指導を担当した医師へ確認します。

また、「業務負担への配慮が必要」という表現だけでは、企業側が具体的な措置を決めにくい場合があります。

その場合には、

• どの業務について配慮するのか。
• どの程度の制限が必要か。
• どの程度の期間を想定しているか。
• いつ頃再評価するのか。

など、健康確保措置を実施するために必要な範囲で医師へ確認します。

5．アクセス権限を限定して保存する

面接指導結果などの健康情報は、通常の人事評価資料などとは区別して管理することが重要です。

電子データで管理する場合には、

• アクセスできる担当者を限定する
• 適切な認証方法を設定する
• 必要に応じてアクセス状況を確認できるようにする
• データの漏えい、滅失、毀損を防止する
• 異動・退職時に権限を速やかに変更する

など、情報の性質やリスクに応じた安全管理措置を講じます。

健康管理システムや専用フォルダを使用する場合も、「システムを導入したから安全」ではなく、誰がどの情報へアクセスできる設定になっているかを確認することが重要です。

6．上司には措置に必要な情報だけを共有する

直属の上司や現場管理者に必要なのは、

• 時間外労働の制限
• 深夜勤務の制限
• 特定業務の軽減
• 勤務時間や業務量への配慮
• 措置を行う期間

など、現場で健康確保措置を実施するために必要な情報です。

診断名、具体的な症状、服薬内容、家庭事情、面談で本人が話した詳細な内容などまで、通常は共有する必要はありません。

企業内で情報を共有する場合も、

「知っておいた方がよい人」ではなく、「健康確保措置を実施するために知る必要がある人」へ必要な情報だけを共有する

という考え方が重要です。

7．措置・再評価・廃棄まで管理する

記録管理は、医師からの報告書や意見書を保存した時点で終わるものではありません。

必要に応じて、

• 措置の決定
• 本人への説明
• 現場への指示
• 措置の開始
• 再面談・再評価
• 措置の変更・解除
• 法定保存期間の終了
• 適切な廃棄

まで管理します。

法定保存期間を超えて情報を保存する場合にも、利用目的や必要性を確認し、社内規程に基づいて適切に判断します。

収集から利用、保存、共有、見直し、廃棄までを一つのライフサイクルとして設計することで、担当者が変わっても情報管理と健康確保措置が途中で止まりにくくなります。

高ストレス者面談の管理台帳に記載する項目例

面接指導結果の法定記録とは別に、企業側の対応状況を確認するための管理台帳を設ける方法があります。

例えば、

• 対象者の氏名・所属・社員番号
• 面接指導の申出日・実施日
• 面接指導を担当した医師
• 報告書・意見書の受領日
• 就業上の措置の要否
• 措置内容・開始日・終了予定日
• 本人への説明日
• 上司へ共有した内容・共有日
• 再面談・再評価の予定日
• 記録の保存場所・保存期限

などが考えられます。

ただし、これらすべてが法定記録の必須項目というわけではありません。

企業が健康確保措置を継続的に実施するために必要な範囲で設定します。

また、管理台帳そのものも、誰が医師の面接指導を受けたかという健康情報を含むため、アクセス権限を適切に設定する必要があります。

管理台帳を「医学情報台帳」にしないことも重要です。

診断名、服薬内容、詳細な症状、具体的な相談内容などを必要なく転記することは避けます。

管理台帳は、あくまで必要な健康確保措置が途中で止まっていないかを確認するための業務管理情報として使用します。

紙・電子データ・外部委託で管理する際の注意点

紙の書類で保存する場合

紙で面接指導結果などを保存する場合には、

• 通常の人事資料と適切に区分する
• 施錠可能な場所で保管する
• 鍵を扱える担当者を限定する
• 閲覧、複写、持出しのルールを定める

など、情報の漏えいを防ぐための管理が必要です。

担当者個人の机やロッカーなど、担当者しか所在を把握できない状態にするのではなく、会社として保存場所と管理責任者を把握できる状態にします。

電子データで保存する場合

面接指導結果は、法令に沿った方法で電磁的記録として保存することも可能です。

電子管理では、取り扱う情報の機微性やシステムのリスクに応じて、

• アクセス制御
• 認証
• ログ等による利用状況の確認
• データのバックアップ
• 漏えい、滅失、毀損への対策
• 異動・退職時の権限変更

などの安全管理措置を検討します。

これらの具体的な方法がすべて一律の法定要件として指定されているわけではありません。

重要なのは、取り扱う健康情報の性質やリスクに応じた、必要かつ適切な安全管理措置を講じることです。

通常の共有フォルダや担当者のデスクトップ、個人のメールボックスだけに依存した管理は避け、組織として管理できる仕組みを整えます。

外部サービスへ委託する場合

ストレスチェックや面接指導の記録管理などを外部サービスへ委託する場合でも、企業側の情報管理上の責任がなくなるわけではありません。

個人データの取扱いを委託する場合、委託元には委託先に対して必要かつ適切な監督を行うことが求められます。

そのため、契約・サービス選定時には、

• どの情報を誰が保存するのか
• 保存場所や保存期間
• アクセス権限
• 安全管理措置
• 再委託の有無と管理方法
• 漏えい等が発生した場合の連絡・対応体制
• 契約終了時のデータ返却・移管・削除

などを確認します。

すべての企業・システムで同じ技術的対策が必要になるわけではありませんが、取り扱う健康情報の機微性を踏まえ、十分な安全管理が行われているかを確認することが重要です。

外部化できるのは業務の一部であり、委託元として必要な管理・監督まで外部へ丸投げできるわけではありません。

高ストレス者面談の記録管理を標準化した事例

複数の事業場を持つ企業では、各拠点がそれぞれ異なる方法で健康情報を管理すると、

• 使用する書式
• 保存場所
• アクセス権限
• 上司へ伝える情報
• 再評価の方法

などにばらつきが生じる可能性があります。

そこで例えば、

本社の産業保健担当部門が全社ルールを管理する。
面接指導結果報告書・意見書の様式を共通化する。
各現場には健康確保措置の実施に必要な情報だけを共有する。
管理台帳では、

• 面接指導実施日
• 医師意見の受領日
• 措置開始日
• 再評価予定日
• 保存期限

などを必要な担当者だけが確認できるようにする。

といった仕組みに変更します。

重要なのは、単に書類の保存場所を統一することではありません。

医師による評価→事業者による措置の検討→現場での実施→再評価

までを共通のフローとして運用することです。

これによって、拠点や担当者による対応のばらつきを減らしやすくなります。

高ストレス者面談の記録管理は産業医との連携が重要

高ストレス者面談に関する記録管理は、人事担当者だけで設計するのではなく、産業医や産業保健スタッフと役割分担を整理することが重要です。

例えば、

• 企業から医師へ何の勤務情報を渡すのか。
• 医師は面接で何を確認するのか。
• 企業へどの情報を返すのか。
• 詳細な医学情報をどのように管理するのか。

を事前に決めます。

企業は、

• 労働時間
• 勤務形態
• 担当業務
• 職場環境
• 企業として実施可能な就業上の配慮

など、医師が就業上の判断を行うために必要な情報を提供します。

医師は、面接指導を行ったうえで、法定記録に必要な情報と、健康確保措置に必要な医学的意見を企業へ提供します。

その際、診断名、検査値、具体的な愁訴などの詳細な医学情報をそのまま企業へ提供するのではなく、就業上必要な情報へ適切に加工します。

企業側の情報不足と、必要以上の医学情報の共有の両方を防ぐ役割分担をつくることが重要です。

高ストレス者面談の運用課題は産業医クラウドへご相談ください

高ストレス者への医師による面接指導を適切に運用するには、面接を担当する医師を確保するだけでは十分ではありません。

必要なのは、

面接指導
→ 医師意見の聴取
→ 必要な就業上の措置
→ フォロー
→ 再評価

までを継続して運用できる体制です。

産業医クラウドでは、

• 産業医の選任支援
• 従業員面談
• 職場巡視
• 衛生委員会運営支援
• 産業保健業務の事務・運営支援

などを通じて、企業の産業保健体制づくりを支援しています。

特に、

「医師によって報告書の内容が異なる」
「担当者によって情報の扱いが違う」
「医師意見を受けた後の対応が止まってしまう」

といった課題がある企業では、医師の人数だけを増やすのではなく、情報の流れ、役割分担、就業措置、フォロー方法を含めた運用ルールを整理することが重要です。

そのうえで、そのルールに沿って企業と連携できる産業医を配置することで、継続しやすい産業保健体制につなげられます。

高ストレス者面談の記録管理に関するよくあるFAQ

高ストレス者面談の記録は何年間保存しますか？

医師による面接指導結果については、事業者が所定の事項を記載した記録を作成し、5年間保存する必要があります。

従業員がその後、異動、休職、退職した場合でも、法定保存期間が終了する前に廃棄することはできません。

一方、企業が独自に作成する措置管理台帳などの保存期間は、法定の面接指導結果記録と同一とは限りません。

利用目的や必要性を整理したうえで、健康情報取扱規程や文書管理規程などに保存・廃棄のルールを定めておくことが重要です。

面談で話した内容はすべて会社へ共有されますか？

すべてが企業へ共有されるわけではありません。

面接指導を行った医師は、企業が労働者の健康確保に必要な就業上の措置を行えるよう、必要な情報を適切に加工したうえで提供します。

一方、診断名、検査値、具体的な愁訴など、詳細な医学情報をそのまま事業者へ提供することは適切ではありません。

企業側が重視すべきなのは、

「面談で何を話したのか」ではなく、「健康を確保しながら働くために企業として何をする必要があるのか」

という情報です。

面接指導結果を直属の上司へ見せてもよいですか？

直属の上司へ面接指導結果報告書や医師意見書をそのまま共有するのではなく、健康確保措置を実行するために必要な情報に限定して共有することが適切です。

例えば、

• 時間外労働の制限
• 深夜勤務の制限
• 特定業務の軽減
• 勤務時間への配慮
• 措置を行う期間

などです。

上司が業務調整を行うために必要のない診断名、具体的な症状、服薬状況、家庭事情などまで共有する必要はありません。

共有相手と共有する情報を、健康確保措置を実施するために必要な範囲へ限定することが重要です。

面接指導の記録を電子データで保存できますか？

適切な方法であれば、面接指導結果を電磁的記録として保存することができます。

電子保存を行う場合には、情報の漏えい、滅失、毀損などを防止するため、取り扱う健康情報の性質やリスクに応じた安全管理措置を講じます。

例えば、

• 適切なアクセス制御
• 認証管理
• バックアップ
• 利用状況の確認
• 異動や退職時の権限更新

などを検討します。

特定の技術やシステムを導入すれば自動的に法令対応になるというものではありません。

自社の取扱状況に応じた必要かつ適切な安全管理措置を設計することが重要です。

面接指導を申し出なかった従業員の記録も必要ですか？

本人から面接指導の申出がなく、医師による面接指導自体を実施していない場合には、面接指導結果についての5年間の法定保存記録は作成されません。

また、企業は個人のストレスチェック結果を本人の同意なく把握できないため、すべての高ストレス者について「誰が申し出なかったか」を企業が把握・管理する制度ではありません。

本人から面接指導の申出があった場合には、その申出を確認できる書面や電子メール等の記録を保存しておくことが望ましいとされています。

企業が制度の案内や相談窓口の周知などについて運用記録を残す場合にも、必要以上に個人の健康情報や「申し出なかった理由」を収集・保存しないことが重要です。

個人のストレスチェック結果の管理と、企業としての制度運用記録は分けて考えましょう。

まとめ｜記録の保存だけでなく面談後の対応まで管理する

高ストレス者に対する医師の面接指導結果については、

• 勤務の状況
• 心理的な負担の状況
• その他の心身の状況
• 面接指導の実施年月日
• 対象となった労働者の氏名
• 面接指導を行った医師の氏名
• 健康保持に必要な措置についての医師の意見

を含む記録を作成し、事業者が5年間保存する必要があります。

しかし、適切な記録管理を行うためには、5年間保存することだけを考えるのでは不十分です。

ストレスチェックの個人結果。
面接指導結果。
医師が保有する詳細な医学情報。
企業が管理する措置・フォロー情報。

を、それぞれの利用目的に応じて適切に切り分けます。

そのうえで、

医師による評価
→ 医師意見
→ 企業による措置の検討
→ 現場での実施
→ 状態の再評価
→ 必要に応じた措置の変更

という流れを途切れさせないことが重要です。

高ストレス者面談の記録管理を、単なる「機密書類を保存する作業」と捉えると、保存そのものが目的になりかねません。

一方、

誰にどのような就業上の措置が必要なのか、いつまで実施するのか、いつ再確認するのかを必要な担当者が把握できる仕組みとして設計すれば、記録を労働者の健康確保に活用できます。

そして担当者が変わっても、産業医が変わっても、事業場が増えても、同じ情報管理ルール、アクセス権限、フォローの流れで運用できる状態をつくることが重要です。

産業医についても、「面談内容をそのまま企業へ報告する医師」としてではなく、

機微な医学情報を保護しながら、企業が健康確保措置を実施するために必要な医学的意見へ整理して伝える専門家

として活用します。

• 記録を適切に保存する。
• 必要な措置を実施する。
• 状態を再評価する。
• 必要なら措置を見直す。

このサイクルを継続することで、高ストレス者への面接指導を単発の法令対応で終わらせず、従業員の健康確保とメンタルヘルス不調の予防につながる産業保健の仕組みとして運用できます。