高ストレス者面談を拒否されたらどうする？企業が取るべき対応と注意点を解説

ストレスチェックの結果、高ストレス者として選定され、実施者から医師による面接指導が必要と判断された従業員であっても、本人が面接指導を希望せず、申出を行わないケースがあります。

なお、本記事では分かりやすさを優先して「高ストレス者面談」という表現を使用しますが、労働安全衛生法上は「医師による面接指導」と呼ばれます。

医師による面接指導は、高ストレス者の心身の状態や勤務状況を確認し、メンタルヘルス不調のリスクを評価するとともに、本人への指導や必要な就業上の措置につなげるための制度です。

ただし、高ストレス者として選定されたからといって、企業が本人の意思を無視して法定の面接指導を強制することはできません。面接指導は、対象となった労働者本人からの申出を前提として実施されます。

一方で、面接指導を申し出ない従業員に対して、制度や相談先について適切な情報提供を行うことまで避ける必要はありません。

重要なのは、

申出を強要しない →制度を正しく説明する →実施者から適切に申出を勧奨する →別の相談窓口も示す →必要に応じて通常の産業保健活動につなげる

という仕組みをあらかじめ整えておくことです。

また、面接指導の申出が少ない場合には、「従業員の健康意識が低い」と決めつけるのではなく、制度の周知方法も確認する必要があります。

「会社に結果を知られるのではないか」「人事評価へ影響するのではないか」「何を会社へ伝えられるのか分からない」といった不安があれば、必要な人が面接指導や相談を利用しにくくなる可能性があります。

従業員本人の問題だけでなく、安心して相談できる制度設計になっているかを確認する。これが高ストレス者対応を改善するうえで重要です。

本記事では、高ストレス者面談を希望しない従業員がいる場合の企業の対応、情報管理、産業医との連携、面接指導を申し出やすい環境をつくるための実務上のポイントを解説します。

高ストレス者面談を拒否されたときに企業が抱える課題

高ストレス者として選定された従業員が医師による面接指導を申し出ない場合、人事担当者は「どこまで勧めてよいのか」「本人が希望しないなら対応は終わりなのか」と迷うことがあります。

まず理解しておきたいのは、高ストレス者であることと、精神疾患を発症していることは同じではないという点です。ストレスチェックは精神疾患を診断する検査ではなく、本人にストレスへの気づきを促し、必要な支援へつなげることなどを目的としています。

また、個人のストレスチェック結果は原則として本人へ直接通知され、本人の同意がなければ事業者へ提供されません。そのため、企業がすべての高ストレス者を把握し、「面談を拒否した人」として管理する制度ではないことにも注意が必要です。

本人がストレスチェック結果の事業者への提供に同意しているなど、企業が適法に面接指導対象者であることを把握している場合でも、申出を強要したり、申出をしないことを理由に不利益な取扱いをしたりしてはいけません。

一方、ストレスチェックとは別に、長時間労働、欠勤の増加、本人からの健康相談など、企業が通常の労務管理・健康管理を通じて把握している事情がある場合には、それぞれの状況に応じた対応を検討します。

「高ストレス者だから対応する」のではなく、企業が適法に把握している健康・勤務情報をもとに、必要な健康確保措置を検討するという整理が重要です。

また、面接指導の申出が少ない状態が続く場合には、制度そのものへの不安がないかを確認します。申出方法が分かりにくい、上司を経由しなければならない、情報共有の範囲が理解されていない、といった要因があれば、制度設計を見直す余地があります。

高ストレス者面談を拒否された場合の適切な対応方法

高ストレス者への対応では、まず企業と実施者の役割を明確にしておくことが重要です。

ストレスチェックの結果、高ストレス者として選定され、実施者が医師による面接指導を必要と認めた場合には、本人へ結果とともに面接指導の申出方法などを案内します。申出をしていない対象者への勧奨については、個人結果を把握している実施者から行うことが望ましいとされています。

企業側が本人の同意によって面接指導対象者であることを把握している場合には、申出を勧めることもできますが、申出を強要したり、断りにくい状況を作ったりしない配慮が必要です。

制度説明では、単に「守秘義務があります」と伝えるだけでなく、

• ストレスチェック結果は原則として本人へ直接通知されること
• 本人の同意なく企業へ個人結果が提供されないこと
• 面接指導を申し出ることで企業が対象者であることを把握すること
• 面接指導後、必要に応じて医師が就業上の措置について企業へ意見を述べること
• 面接指導の申出を理由に不利益な取扱いをしてはならないこと

などを分かりやすく説明すると、本人が制度を理解したうえで判断しやすくなります。

また、法定の面接指導を希望しない場合でも、通常の産業保健活動としての産業医相談、保健師による健康相談、社内外の相談窓口などを利用できる体制を整えておくことが望まれます。

ここで注意したいのが記録です。

企業が「辞退理由」を必ず聞き出し、詳細に保存しなければならないという制度ではありません。本人が自発的に理由を伝えた場合でも、健康情報の取扱いに配慮し、業務上必要な範囲を超えて情報を収集・共有しないことが重要です。

企業側では、制度の案内方法や申出窓口、社内の対応フローなど、制度運用上必要な事項を整理しておきます。

一方、本人から面接指導の申出があった場合には、原則として結果通知から1か月以内に申し出てもらい、事業者は申出後おおむね1か月以内に医師による面接指導を実施する必要があります。

「面接指導を申し出なかった人を追跡する制度」を作るのではなく、必要な人が安心して支援を選択できる環境を作る。この考え方が重要です。

高ストレス者対応を成功させるためのポイントと事例

高ストレス者対応では、単純に「面接指導の実施率を高くすること」だけを目的にしないことが重要です。

目指すべきなのは、支援が必要な従業員が、必要なタイミングで相談や医師による面接指導へつながれる状態を作ることです。

例えば、面接指導の申出が少ない事業場で従業員向けの説明を見直したところ、「面接を申し出ると会社にストレスチェックの回答内容をすべて知られると思っていた」といった誤解が確認されたとします。

この場合には、ストレスチェック結果の取扱い、面接指導の目的、企業へ共有される情報の考え方、申出後の流れを分かりやすく周知することが改善策になります。

さらに、本人が直接利用できる申出窓口、オンラインでの相談機会、保健師や外部相談窓口など、複数の支援ルートを用意する方法も考えられます。

重要なのは、「なぜ申し出ないのか」を個人の問題と決めつけず、相談しにくい仕組みになっていないかを確認することです。

また、ストレスチェックの結果とは別に、長時間労働、欠勤の増加、本人からの体調相談などを企業が把握した場合には、通常の健康管理上のルールに従って産業医等への相談を案内することも考えられます。

ただし、「高ストレス者だったはずだから」と推測して特別な監視を行うのではなく、企業が適法に把握している客観的な情報に基づいて対応することが重要です。

さらに、制度を継続的に改善するためには、個人が特定されない形で、

• 制度についてよくある質問は何か
• どの説明が理解されにくいか
• 申出方法に利用上の障壁がないか
• 相談窓口が利用しやすいか

などを確認します。

そして、案内文、FAQ、申出方法、相談窓口、実施者と人事の役割分担などを標準化しておけば、担当者が変わっても一定の品質で運用しやすくなります。

個人情報を守りながら、制度運用上の課題を組織改善へ反映する。これが再現性のある高ストレス者対応につながります。

高ストレス者対応は産業医クラウドへご相談ください

高ストレス者への医師による面接指導を運用する際には、「誰が申出を勧奨するのか」「本人へ何を説明するのか」「面接指導後にどこまで情報共有するのか」「通常の健康相談とどう使い分けるのか」など、制度設計に迷う企業もあります。

特に、ストレスチェック結果とは別に長時間労働、欠勤の増加、本人からの健康相談などが確認されている場合には、法定の面接指導の申出の有無だけで判断せず、通常の産業保健活動としてどのような対応が必要かを検討することが重要です。

産業医クラウドでは、産業医の選任支援や従業員面談、ストレスチェック、休職・復職支援など、企業の産業保健体制づくりを支援しています。

重要なのは、産業医を「高ストレス者が申し出たときだけ面接する医師」として活用するのではなく、従業員の健康管理や就業上の配慮について継続的に相談できる専門家として位置付けることです。

例えば、法定の面接指導は希望していないものの、本人が通常の健康相談であれば利用したいという場合には、産業医や保健師への相談につなげる方法があります。

また、同じ部署で高ストレス傾向が継続して確認される場合には、個人を特定するのではなく、集団分析などを活用し、業務量、裁量、上司・同僚からの支援など職場環境上の課題を検討することも重要です。

個人への支援と、組織の職場環境改善を混同せず、それぞれ適切な情報を用いて進める。これがストレスチェック制度を安全かつ有効に運用するポイントです。

よくあるFAQ

高ストレス者面談を拒否した従業員に面談を強制できますか？

法定の医師による面接指導を強制することはできません。

ストレスチェックの結果、高ストレス者として選定され、実施者が面接指導を必要と認めた労働者については、本人からの申出があった場合に事業者が医師による面接指導を実施する仕組みとなっています。

そのため、正確には「面談を拒否した」というより、「面接指導の申出をしない」「面接指導を希望しない」と整理します。

ただし、面接指導の目的、申出方法、個人情報の取扱い、相談できる内容などを説明することは可能です。また、申出をしていない対象者に対しては、対象者を把握している実施者から申出を勧奨することが望まれます。

本人が十分な情報を得たうえで、自ら判断できる環境を整えることが重要です。

面談を拒否されたら企業の責任はなくなりますか？

本人から法定の面接指導の申出がなければ、企業がその面接指導を強制的に実施することはできません。

また、ストレスチェック結果は本人の同意がなければ原則として企業へ提供されないため、企業が高ストレス者であること自体を知らないケースもあります。

一方、使用者には労働者が心身の安全を確保しながら働けるよう必要な配慮を行う安全配慮義務があります。

そのため、ストレスチェックとは別に、長時間労働、本人からの健康相談、欠勤の増加など、企業が通常の労務管理を通じて把握している事情がある場合には、その情報に基づいて必要な健康管理上の対応を検討します。

「面接指導を申し出なかったから何もしない」という意味ではなく、ストレスチェック情報と、それ以外に企業が適法に把握している情報を分けて考えることが重要です。

拒否された場合は何を記録すべきですか？

「面接指導を希望しない理由」を企業が必ず聞き取り、記録しなければならないという法令上の義務はありません。

むしろ、ストレスチェックの個人結果や健康情報は慎重に取り扱う必要があるため、本人へ不要な説明を求めたり、辞退理由を必要以上に収集したりしないよう注意します。

企業では、申出窓口、制度の案内方法、面接指導の実施手順など、制度運用に必要な記録を適切に管理します。

なお、本人から面接指導の申出があった場合、その申出について書面や電子メール等で記録し、5年間保存することが望ましいとされています。また、実際に面接指導を行った場合には、事業者には面接指導結果の記録を5年間保存する義務があります。

健康情報は「多く残すほどよい」のではなく、法令や利用目的に照らして必要な情報を適切に管理することが重要です。

面談を受けないことを理由に評価を下げてもよいですか？

面接指導の要件を満たしているにもかかわらず、本人が面接指導の申出を行わないことを理由として不利益な取扱いをすることは認められていません。

また、ストレスチェック結果を事業者へ提供することに同意しないことを理由とした不利益な取扱いも禁止されています。

したがって、面接指導を申し出なかったことや、ストレスチェック結果の提供に同意しなかったこと自体を理由として、人事評価や昇進・昇格などで不利益に扱うことは避けなければなりません。

従業員が「相談すると評価へ影響する」と感じれば、制度そのものへの信頼が失われ、必要な相談や支援につながりにくくなります。

ストレスチェックや面接指導は健康確保のための制度であり、人事評価のための仕組みではないことを企業として明確に周知することが重要です。

高ストレス者面談の申出率を上げる方法はありますか？

申出率を高めるためには、「もっと面接を受けてください」と呼びかけるだけでは不十分です。

まず、制度について従業員が理解しやすい情報を提供します。

例えば、

• ストレスチェック結果は誰が見るのか。
• 面接指導を申し出ると何が企業へ伝わるのか。
• 医師との面接では何を確認するのか。
• 面接後にどのような流れになるのか。
• 申出によって不利益な取扱いを受けないこと。

などを具体的に示します。

また、申出窓口についても、周囲に面接指導対象者であることを知られにくい方法を採用することが重要です。上司を介さず申し込める窓口を設ける、オンラインで利用できる環境を整えるなど、利用上の障壁を減らす方法もあります。

さらに、産業医や実施者から制度の目的や情報の取扱いを説明すれば、人事から説明する場合とは異なる安心感につながる可能性があります。

管理職に対しても、面接指導の申出を妨げないこと、理由を必要以上に詮索しないこと、必要な時間を確保することなどを周知します。

申出を増やすために圧力を強めるのではなく、申し出にくい要因を減らす。これが適切な改善方法です。

まとめ

高ストレス者として選定され、実施者から医師による面接指導が必要と判断された場合でも、本人が面接指導を申し出るかどうかは本人の意思に基づきます。

そのため企業が行うべきなのは、面接指導を強制することでも、申出がない人を一律に追跡することでもありません。

まず、ストレスチェックの結果は原則として本人へ直接通知され、本人の同意がなければ企業へ提供されないという制度の基本を理解する必要があります。

そのうえで、

• 制度の目的を分かりやすく周知する。
• 個人情報の取扱いを説明する。
• 対象者には実施者から適切に申出を勧奨する。
• 申出しやすい窓口を用意する。
• 通常の産業医相談や保健師相談など別の相談手段も整える。
• 申出をしないことを理由とした不利益な取扱いを行わない。

といった体制を整えます。

また、ストレスチェックとは別に、企業が長時間労働や本人からの健康相談などを把握している場合には、それぞれの状況に応じた通常の健康管理上の対応を検討します。

重要なのは、「高ストレス者だから追跡する」のではなく、制度上取得できる情報と、通常の労務管理で把握している情報を適切に区別することです。

さらに、面接指導の申出が少ない場合には、それを従業員個人の問題として終わらせず、制度自体も確認します。

「会社へすべて知られると思われている」のであれば、情報管理について説明する。

「申出方法が分かりにくい」のであれば、案内や申出窓口を見直す。

「上司を経由したくない」という不安があるのであれば、本人が直接申し込める方法を検討する。

「何を相談できるのか分からない」のであれば、産業医や実施者から制度の目的を説明する。

利用しない人に圧力をかけるのではなく、利用しにくい制度上の要因を減らす。これが改善です。

そして、案内文、FAQ、申出方法、相談窓口、実施者と人事の役割、産業医への相談方法、健康情報の取扱いを社内ルールとして整理しておけば、担当者が変わっても一定の品質で運用しやすくなります。

また、同じ部署で高ストレス傾向が継続している場合には、個人の面接指導の申出状況から判断するのではなく、個人が特定されない集団分析などを活用し、業務量、仕事の裁量、管理職からの支援、職場のコミュニケーションなどを検討します。

個人のプライバシーを守りながら、必要な支援につながる環境を整え、組織として改善できる部分は改善する。それが適切な高ストレス者対応です。

高ストレス者面談を「対象者全員に受けてもらうこと」を目的とするのではなく、必要な従業員が安心して医師や専門職へ相談でき、必要に応じて就業上の配慮や職場環境改善へつなげられる仕組みとして運用することが重要です。