高ストレス者面談対象者への案内文例｜記載事項と送付時の注意点を解説

ストレスチェックの結果、高ストレス者として選定され、医師による面接指導を受ける必要があると実施者が認めた従業員には、ストレスチェック結果の通知とあわせて、面接指導の申出窓口や申出方法などを本人へ分かりやすく案内することが重要です。

ただし、「対象者なので必ず受けてください」と一方的に通知するだけでは、法に基づく面接指導が本人からの申出を前提とする制度であることが伝わらず、従業員の不安を強める可能性があります。

案内で重要なのは、文章を丁寧にすることだけではありません。

本人が、

「何のための面接なのか」
「申し出ると会社へ何が伝わるのか」
「面談内容はどこまで共有されるのか」
「いつまでに、どこから申し出ればよいのか」

を迷わず理解できる状態をつくることが重要です。

さらに企業側では、

案内
→ 申出
→ 医師による面接指導
→ 医師からの意見聴取
→ 必要な就業上の措置
→ 必要に応じたフォロー

までを一連の流れとして設計しておく必要があります。

案内文だけを整えても、申出後に面接指導を担当する医師が決まっていない、勤務情報を医師へ提供する方法が決まっていない、面接後の就業上の措置を誰が判断するのか分からない、といった状態では制度を適切に運用できません。

本記事では、高ストレス者面談の案内文に記載したい事項と文例、送付時の注意点、産業医等との連携方法まで、実務で活用できる形で解説します。

案内文を作成する前に確認すべき制度上のルール

高ストレス者面談の案内文を作成する際には、文章を作る前に、ストレスチェック制度上の情報の流れを整理しておく必要があります。

特に重要なのは、

• 面接指導は対象となった本人からの申出に応じて実施すること
• ストレスチェック結果を事業者へ提供する際には原則として本人の同意が必要であること
• 面接指導後は事業者が医師から必要な就業上の措置について意見を聴くこと
• 高ストレス者との判定は精神疾患の診断ではないこと

です。

ここが曖昧なまま案内すると、

「面談で話したことがすべて会社へ伝わると思っていた」
「面接指導は必ず受けなければならないと思っていた」
「逆に、会社には何も伝わらないと思っていた」

といった認識のずれが生じます。

実施者、実施事務従事者、人事労務部門、面接指導を担当する医師などの間で、誰が案内し、申出後にどの情報がどのように流れるのかを事前に統一しておくことが重要です。

面接指導の対象者は実施者が判断する

医師による面接指導の対象となるのは、単にシステム上「高ストレス」と判定された従業員全員ではありません。

あらかじめ事業場で定めた高ストレス者の選定基準に基づいて高ストレス者として選定され、さらに実施者が「医師による面接指導を受ける必要がある」と認めた従業員が対象です。

そのため案内文では、

「メンタルヘルス不調が見つかりました」
「病気の可能性があります」
「休職が必要です」

など、診断や就業可否がすでに確定したような表現は避けます。

伝えるべきなのは、

「ストレスチェックの結果を踏まえ、実施者から医師による面接指導の対象と判断されたこと」

です。

高ストレス判定は精神疾患の診断や就業不能の判定ではありません。

本人へ過度な不安を与えないよう、現在の心身の状態や働き方について医師へ相談できる機会であることも併せて説明します。

面接指導は本人の申出によって実施する

法に基づく高ストレス者への医師による面接指導は、対象となった従業員本人から事業者への申出に応じて実施します。

企業側から利用を勧めることはできますが、本人の意思を無視して法定の面接指導を強制することはできません。

そのため、「必ず受けてください」ではなく、「現在の心身の状態や仕事上の負担について医師へ相談できる機会です。面接指導の申出をご検討ください」など、本人が制度の目的を理解したうえで判断できる表現にします。

一方、「任意です」とだけ記載すると、制度の目的や利用する意義が十分に伝わりません。

本人の意思を尊重しながら、面接指導によって健康状態や働き方について医師へ相談できることを具体的に伝えることが重要です。

申出期限は結果通知後1か月以内に設定する

法令では、面接指導の申出はストレスチェック結果の通知を受けた後「遅滞なく」行うこととされており、行政通達では概ね1か月以内と示されています。

そのため企業の案内文では、「希望する場合は早めにお申し出ください」と曖昧にするより、「20XX年○月○日まで」など、結果通知日から概ね1か月以内を目安として具体的な申出期限を示すと分かりやすくなります。

また、本人から申出があった後も、事業者は遅滞なく医師による面接指導を実施する必要があり、こちらも行政通達では申出後概ね1か月以内とされています。

したがって、案内文に期限を記載するだけでなく、申出があった場合に概ね1か月以内で面接指導を実施できる医師・日程調整体制まで準備しておくことが重要です。

申出を結果提供への同意として扱う場合は事前説明が必要

ストレスチェックを受けた従業員が事業者へ医師による面接指導を申し出た場合、その申出をもって、ストレスチェック結果を事業者へ提供することへの同意があったものとして取り扱うことができます。

ただし、その運用を行う場合には、申出をするとストレスチェック結果が事業者へ提供されることを、あらかじめ従業員へ周知しておく必要があります。

したがって、案内文でも、「面接指導を申し出た場合、当社の規程に基づき、ストレスチェック結果の事業者への提供に同意したものとして取り扱います」など、自社の取扱いを本人が申出前に理解できるようにします。

一方、ストレスチェック結果そのものを事業者へ提供させず、実施者へ「面接指導の対象者に該当しているか」だけを確認する方法を事業場のルールとして定めることも可能です。

そのため、すべての企業が「申出＝結果全部の提供」という同じ運用にする必要はありません。

自社で採用している確認方法と同意の取扱いに合わせて、案内文を作成することが重要です。

法に基づく面接指導では医師の意見が会社へ提出される

法に基づく医師による面接指導を実施した場合、事業者は面接指導を行った医師から、健康保持のために必要な就業上の措置について意見を聴く必要があります。

そのため、「面談内容は会社へ一切伝わりません」という説明は正確ではありません。

一方で、面談中に本人が話した内容のすべてや、診断名、検査値、具体的な悩みなどの詳細な医学情報が、そのまま人事や上司へ共有されるわけでもありません。

事業者へ提供される面接指導結果については、本人の健康確保に必要な就業上の措置を実施するための必要最小限の情報に限定する必要があります。

例えば、

• 通常勤務が可能か。
• 時間外労働等の制限が必要か。
• 業務内容の調整が必要か。
• 療養が必要か。

などです。

案内文では、「相談内容のすべてが会社へ共有されるわけではない一方、健康確保に必要な医師の意見は会社へ提供される」ことを正確に説明します。

会社への結果提供を希望しない人には別の相談方法を案内する

従業員の中には、ストレスチェック結果や健康情報が事業者へ提供されることへの不安から、法に基づく面接指導の申出をためらう人もいます。

まず、自社がストレスチェック結果そのものを事業者へ提供する方式なのか、それとも実施者が面接指導対象者であることだけを確認する方式なのかを明確に説明することが重要です。

そのうえで、法定の面接指導を希望しない場合にも、

• 通常の産業医による健康相談
• 保健師等への相談
• 社内外の相談窓口

など、利用できる別の相談方法があれば案内します。

ただし、一般健康相談についても、「何を相談しても絶対に会社へ伝わらない」と一律に案内するのは適切ではありません。

健康相談の目的、情報の取扱い、健康・安全上必要な場合に共有される情報の範囲などを、自社の健康情報取扱規程に沿って説明します。

法定面接指導を申し出ないことと、すべての健康支援から外れることを同じにしないことが重要です。

高ストレス者面談の案内文で起こりやすい課題

案内文は、制度上必要な事項を並べればよいというものではありません。

件名、送付者、送付方法、申出窓口などの設計によっては、本人が高ストレス者であることを周囲に知られたり、「会社から面接を強制されている」と感じたりする可能性があります。

内容だけでなく、誰が、どの方法で、どの情報を扱いながら案内するのかまで確認することが重要です。

「面談を必ず受けてください」と強制してしまう

「対象者は全員面談を受ける義務があります」
「指定日時の面接へ必ず出席してください」

など、本人の申出を前提としない表現は避けます。

一方で、「任意です。希望する方だけ申し込んでください」だけでは、面接指導の目的が伝わりにくくなります。

例えば、「現在の心身の状態や仕事上の負担について医師へ相談し、必要に応じて健康管理や働き方について助言を受けることができます」といった形で、本人の意思を尊重しながら制度の目的と利用する意義を伝えることが重要です。

人事権を持つ担当者から案内を送ってしまう

ここでは「案内」の内容を分けて考える必要があります。

ストレスチェックの実施計画や一般的な制度案内など、個人の健康情報を取り扱わない事務については、人事権を持つ者が担当することも可能です。

一方、高ストレス者として選定された特定の従業員に対して、個人のストレスチェック結果を利用しながら面接指導の申出を勧奨することは、ストレスチェックの実施事務に該当します。

対象従業員の解雇、昇進、異動について直接の権限を持つ監督的地位にある者は、この実施事務に従事できません。

高ストレス者への個別の申出勧奨は、実施者、または実施者の指示を受けた適切な実施事務従事者によって行います。

「人事部かどうか」ではなく、「個人の健康情報を扱う事務なのか」「対象者の人事について直接の権限を持っているか」で役割を分けることが重要です。

件名や封筒から高ストレス判定が分かってしまう

本人への通知は、対象者以外にストレスチェック結果を知られない方法で行う必要があります。

例えば、メールの件名を、「高ストレス者面談のお知らせ」とすると、パソコンやスマートフォンの通知画面などを第三者が見た際に、本人が高ストレス者であることを推測される可能性があります。

件名は、
「健康相談に関するご案内」
「ストレスチェック後のご案内」
など、第三者から本人の結果を特定されにくい表現を検討します。

紙で通知する場合も、本人以外が内容を把握しないよう、親展扱いなどの方法を採用します。

本文だけでなく、件名、宛先、封筒、送付方法まで含めてプライバシーへ配慮することが必要です。

申出方法や期限が具体的に書かれていない

「面接を希望する方は担当者へご連絡ください」だけでは、誰に連絡するのか、メールなのかフォームなのか、いつまでなのか、申出後に何が起こるのかが分かりません。

案内文には、例えば、

• 申出窓口
• 申出方法
• 具体的な申出期限
• 問い合わせ先
• 予定している面接方法

などを明確に記載します。

申出期限は、結果通知後概ね1か月以内という制度上の時間軸を踏まえて設定します。

従業員が「申し出たいが、どうすればよいか分からない」という状態をつくらないことが重要です。

「相談内容は秘密です」とだけ説明している

「医師には守秘義務があります」
「相談内容は秘密です」
とだけ説明すると、「会社には一切何も伝わらない」と誤解される可能性があります。

法に基づく面接指導では、事業者が面接指導を行った医師から、必要な就業上の措置について意見を聴きます。

したがって、「面談で話した内容のすべてが会社へ共有されるわけではありませんが、従業員の健康を確保するために必要な範囲の情報や就業上の意見は会社へ提供されます」と説明する方が正確です。

また、その情報を上司へどこまで共有するかについても、自社の健康情報取扱規程に沿って説明しておくと、本人が制度を理解しやすくなります。

案内文と申出書を一体化して意思確認が曖昧になる

案内文と申出書を必ず別書類にしなければならないという法令上のルールがあるわけではありません。

重要なのは、本人が医師による面接指導を希望して申し出たことと、その申出日を客観的に確認できることです。

案内メールを送っただけで「本人から申出があった」と扱うことはできません。

書面、電子メール、専用フォームなどを使い、「医師による面接指導を申し出ます」という本人の意思が明確に確認できる仕組みにします。

案内文と申出フォームを一体化する場合でも、「案内内容を確認した」ことと「面接指導を申し出る」ことを別の選択肢として明確に表示するとよいでしょう。

申出日が明確になれば、その後の面接実施時期の管理もしやすくなります。

高ストレス者面談の案内文に記載する7つの項目

案内文では、対象となった従業員が、

• なぜ自分に案内が届いたのか。
• 何のための面接指導なのか。
• 会社には何が伝わるのか。
• 申し出るかどうかは本人が決められるのか。
• いつまでに何をすればよいのか。

を一読して理解できるようにします。

なお、以下の7項目すべてが法令上「案内文への必須記載事項」として列挙されているわけではありません。

制度を正確に理解し、本人が申出を判断しやすくするための実務上の推奨項目です。

1．面接指導の対象となったこと

冒頭では、ストレスチェック結果を踏まえ、実施者から医師による面接指導の対象と判断されたことを客観的に伝えます。

「病気が見つかった」
「メンタルヘルス不調である」
「休職が必要である」

などの表現は避けます。

例えば、「ストレスチェック結果を実施者が確認した結果、医師による面接指導の対象となりました」と記載します。

併せて、高ストレス判定は病気の診断や休職の判定を意味するものではないことも説明すると、不必要な不安を減らしやすくなります。

2．面接指導を実施する目的

面接指導では、医師が本人の勤務状況、心理的な負担、その他の心身の状態を確認します。

そのうえで、本人への保健指導を行うとともに、必要に応じて事業者が行う就業上の措置について医学的意見を示します。

案内文では、
「人事評価を行うための面談」
「休職者を選ぶための面談」
ではなく、

現在の心身の状態や仕事上の負担を医師へ相談し、健康障害を防ぐために必要な対応を検討する機会
と説明すると分かりやすくなります。

3．本人の申出によって実施すること

法に基づく医師による面接指導は、本人からの申出に応じて実施することを明記します。

例えば、「面接指導を希望される場合は、以下の方法でお申し出ください」とします。

「面接を受けない場合には理由を記載してください」など、申出をしない理由の説明を求める文面は避けます。

また、申出を行わないこと自体を理由として不利益な取扱いを行わないことも併せて伝えると、本人が判断しやすくなります。

4．会社へ提供される情報の範囲

ここは、自社のストレスチェック制度で採用している情報提供方法に合わせて正確に記載する必要があります。

申出をストレスチェック結果の事業者への提供への同意とみなす方式であれば、その取扱いを明記します。

一方、ストレスチェック結果そのものを事業者へ提供せず、実施者へ面接指導の対象者であることだけを確認する方式であれば、その旨を説明します。

さらに面接指導後は、事業者が医師から必要な就業上の措置について意見を聴くことも伝えます。

例えば、「面接後、健康確保に必要な範囲で、勤務上の配慮等に関する医師の意見が会社へ提供されます」とします。

一方で、本人の具体的な悩みや家庭事情などがそのまま上司へ共有されるものではないことも説明します。

5．不利益な取扱いを行わないこと

面接指導を申し出たことを理由として、不利益な取扱いを行うことは禁止されています。

また、
ストレスチェックを受けなかったこと。
ストレスチェック結果を事業者へ提供することに同意しなかったこと。
面接指導の対象であるにもかかわらず申出を行わなかったこと。
を理由とする不利益な取扱いも行ってはいけません。

案内文では、「面接指導の申出の有無を理由として不利益な取扱いを行うことはありません」など、制度上の取扱いを明確に伝えます。

ただし、「健康情報はあらゆる人事労務上の判断に一切使用しません」と必要以上に広く約束するのではなく、健康確保に必要な就業上の措置と、不利益な取扱いを区別して説明することが重要です。

6．申出窓口・方法・期限

本人が迷わず申出できるよう、

• 申出窓口。
• 担当部署。
• メール・フォーム等の申出方法。
• 申出期限。
• 問い合わせ先。

を具体的に記載します。

申出期限は、結果通知後概ね1か月以内という制度上の目安を踏まえ、具体的な年月日で示すと分かりやすくなります。

また、申出フォームで収集する情報は、面接指導の日程調整や対象者確認に必要な範囲へ限定します。

申出段階で症状や家庭事情などの詳細な健康情報まで人事担当者へ書かせる必要はありません。

7．一般健康相談など別の相談先

法に基づく面接指導を申し出ない場合でも、利用可能な別の相談窓口があれば案内します。

例えば、
産業医による通常の健康相談。
保健師等への相談。
外部の相談窓口。
などです。

ただし、法定の面接指導と一般健康相談では、目的、記録、企業への情報共有方法が異なる場合があります。

そのため、「一般健康相談であれば会社には何も伝わりません」と一律に説明するのではなく、それぞれの相談制度における情報の取扱いを正確に案内することが重要です。

高ストレス者面談対象者への案内文例

以下は実務で使用する際の文例です。

実際に使用する場合は、自社のストレスチェック実施規程、申出窓口、ストレスチェック結果の事業者への提供方法、健康情報取扱規程などに合わせて調整してください。

初回案内メールの文例

以下は、面接指導の申出をもってストレスチェック結果の事業者への提供に同意したものとして取り扱う旨を、あらかじめ労働者へ周知している企業を想定した文例です。

件名：健康相談に関するご案内

○○様

ストレスチェックの結果を実施者が確認したところ、医師による面接指導の対象となりました。 これは、精神疾患の診断や、休職が必要であるとの判定を意味するものではありません。 面接指導では、医師が現在の心身の状態や勤務状況、仕事上の負担などを確認し、健康管理や働き方について必要な助言を行います。 面接指導を希望される場合は、20XX年○月○日までに、以下の窓口からお申し出ください。

申出窓口：○○
申出方法：○○
面談方法：対面またはオンライン
問い合わせ先：○○

当社では、面接指導の申出をもって、ストレスチェック結果を事業者へ提供することに同意したものとして取り扱います。 面接指導後は、健康確保に必要な就業上の措置について医師から会社が意見を聴きます。 面談でお話しになった内容のすべてが上司等へ共有されるものではありません。健康確保措置に必要な範囲で情報を取り扱います。 面接指導の申出の有無を理由として、不利益な取扱いを行うことはありません。

申出を結果提供への同意とみなす運用を採用していない企業では、上記の同意に関する部分を自社の確認方法に合わせて変更します。

結果提供への同意を別に確認する場合の文例

結果提供への同意を申出とは別に確認する場合は、「面接指導を申し出る意思」と「ストレスチェック結果を事業者へ提供することへの同意」を混同しないことが重要です。

件名：医師による面接指導のご案内

○○様

ストレスチェック結果を実施者が確認したところ、医師による面接指導の対象となりました。 面接指導を希望される場合は、20XX年○月○日までに専用フォームからお申し出ください。

申出期限：20XX年○月○日
申出方法：専用フォーム
問い合わせ先：○○

当社では、面接指導の申出と、ストレスチェック結果を事業者へ提供することへの同意を別に確認しています。 ストレスチェック結果の提供に関する取扱いについては、申出フォーム内の説明をご確認のうえ、意思をご回答ください。 会社が取得した健康情報は、面接指導の実施および従業員の健康確保に必要な措置を検討する目的の範囲で取り扱います。 面接指導の申出の有無や、ストレスチェック結果の事業者への提供に同意しなかったことを理由として、不利益な取扱いを行うことはありません。

なお、ストレスチェック結果を事業者へ提供させず、実施者へ面接指導対象者に該当することだけを確認する方式を採用する場合は、その仕組みが伝わるよう文面を変更します。

申出期限前に再案内する場合の文例

件名：健康相談の申出期限に関するご案内

○○様

先日ご案内した医師による面接指導について、申出期限が近づいているため改めてご案内します。 面接指導は、現在の心身の状態や仕事上の負担について医師へ相談し、必要に応じて健康管理や働き方について助言を受けるための制度です。 面接指導を希望される場合は、20XX年○月○日までに以下の窓口からお申し出ください。

申出窓口：○○
問い合わせ先：○○

面接指導の申出はご本人の意思に基づくものです。 申出を行わない理由をご回答いただく必要はありません。また、申出を行わないことを理由として不利益な取扱いを行うことはありません。 制度や情報の取扱いについてご不明な点がある場合は、○○窓口へお問い合わせください。

再案内は、申出を強制するものにならないよう配慮し、対象者であることが周囲へ知られない方法で行います。

一般の健康相談も選べることを案内する文例

法に基づく医師による面接指導とは別に、当社では○○による一般健康相談も利用できます。 法定の面接指導と一般健康相談では、目的や会社へ共有される情報の取扱いが異なります。 一般健康相談について確認・利用を希望される場合は、○○相談窓口へご連絡ください。 各相談制度における情報の取扱いについても、窓口でご案内します。

「一般健康相談なら会社へ一切情報が伝わらない」と断定せず、自社の健康情報取扱規程に沿った説明にします。

申出を受け付けた後の返信文例

件名：面接指導の申出を受け付けました

○○様

医師による面接指導の申出を受け付けました。 今後、担当者から面談候補日をご案内します。 面接指導は、申出後、概ね1か月以内を目安として実施します。 面談にあたり、会社から医師へ、労働時間や担当業務、勤務形態など、医学的評価に必要な勤務情報を提供します。 面接指導後は、健康確保に必要な就業上の措置について、会社が医師から意見を聴きます。 面談日時や実施方法について確認事項がある場合は、○○窓口までご連絡ください。

「1か月以内に必ず実施します」と断定するより、法令・通達上の「遅滞なく、概ね1か月以内」という表現に合わせる方が正確です。

高ストレス者面談の申出書に記載する項目

案内文とは別に、本人が面接指導を希望したことと申出日を客観的に確認できる書面・電子メール・専用フォームなどを用意します。

なお、案内文と申出フォームを別々に作成すること自体が法令上必須というわけではありません。

同一のシステム上で運用する場合でも、
「案内を確認した」
「医師による面接指導を申し出る」
という本人の意思が明確に区別できるようにします。

また、申出フォームへ症状や悩み、家庭事情などを詳細に記載させる必要はありません。

そうした医学的・健康上の情報は、必要に応じて医師が面接指導の中で確認します。

申出書・フォームの項目例としては、

• 氏名・社員番号
• 所属部署
• 申出年月日
• 面談調整に必要な連絡先
• 希望する面談方法
• 面談希望日時
• ストレスチェック結果の提供に関する確認項目（自社の運用上必要な場合）
• 案内事項を確認した旨
• 医師による面接指導を申し出る意思確認欄

などが考えられます。

これらは法令上の申出書の必須項目一覧ではありません。

本人からの申出の事実と申出日を確認し、面接指導を円滑に実施するために必要な範囲で設計することが重要です。

案内文の送付から面接指導までの6つの手順

案内文を送付すれば対応が完了するわけではありません。

高ストレス者への法定面接指導では、

対象者の選定
→ 個別の案内・申出勧奨
→ 本人からの申出
→ 医師による面接指導
→ 医師からの意見聴取
→ 必要な就業上の措置

までを一連の流れとして運用します。

1．実施者が面接指導の対象者を決定する

高ストレス者の選定基準は、実施者の意見や衛生委員会等での調査審議を踏まえて、事業場として定めます。

実際にストレスチェック結果から高ストレス者を選定し、その人について医師による面接指導が必要かどうかを確認するのは実施者です。

システムによって高ストレス者を自動判定することは可能ですが、面接指導の対象とするかについては実施者の判断が必要です。

実施者が面接指導の必要性を判断したことが確認できるようにしておくことも重要です。

2．実施者または実施事務従事者が個別に案内する

高ストレス者として選定され、面接指導を受ける必要があると実施者が認めた従業員のうち申出を行っていない人に対しては、実施者が申出を勧奨することが望ましいとされています。

実務上、実施者の指示の下で実施事務従事者が連絡調整を担当することも可能です。

案内は、電子メール、専用システム、本人宛ての書面など、対象者であることを他の従業員に知られない方法で行います。

また、メールの誤送信や封書の誤配布などを防ぐ運用も必要です。

案内日、申出期限など、制度運営上必要な事項を管理しておくとよいでしょう。

3．専用窓口で本人からの申出を受け付ける

申出は、書面、電子メール、専用フォームなど、本人が面接指導を希望した事実と申出日を確認できる方法で受け付けます。

本人が高ストレス者であることを必要以上に周囲へ知られないよう、申出窓口にも配慮します。

直属の上司を必ず経由しなければ申し出られない仕組みよりも、本人が指定された窓口へ直接申し出られる方法を検討するとよいでしょう。

申出を受けた後は、原則として概ね1か月以内に面接指導を実施できるよう、速やかに日程調整を開始します。

4．産業医へ客観的な勤務情報を提供する

面接指導を実施する医師へは、本人の健康状態と実際の仕事との関係を評価できるよう、企業から必要な勤務情報を提供します。

例えば、

• 労働時間
• 労働密度
• 休日勤務・深夜勤務の状況
• 担当業務
• 作業態様
• 作業負荷
• 勤務形態

などです。

必要に応じて、異動や役割変更など最近の業務上の変化も整理します。

「最近元気がない」など上司の印象だけを伝えるのではなく、勤怠記録や実際の職務内容などの客観情報を中心にします。

また、法定の面接指導を行う医師は産業医に限定されませんが、事業場の状況を把握し、労働者の健康管理に必要な知識を有する産業医等が担当することが望ましいとされています。

5．面談後に医師の意見を確認する

面接指導後、事業者は医師から健康保持のために必要な措置について意見を聴取します。

例えば、

• 通常勤務で問題ない。
• 時間外労働等の制限が必要。
• 業務負荷の軽減が必要。
• 深夜勤務等への配慮が必要。
• 療養が必要。

などです。

意見が、「業務上の配慮が必要」という抽象的な内容だけで、具体的な措置を検討できない場合には、

• どの業務に配慮が必要なのか。
• どの程度の勤務制限が必要なのか。
• いつ状態を確認することが望ましいのか。

などを医師へ確認します。

「○時間」「○週間」といった具体的な数値について一律の医学的基準があるわけではないため、本人の状態や仕事に応じて個別に判断します。

6．本人への説明と事後措置を行う

医師の意見を踏まえて就業上の措置を決定する場合には、事業者はあらかじめ本人の意見を聴き、十分に話し合います。

そのうえで、

• 措置が必要な理由。
• 具体的な勤務条件。
• 見直しの時期。
• 管理職へ共有する情報の範囲。

などを説明します。

管理職には、健康確保措置を実施するために必要な情報だけを伝えます。

例えば、

「一定期間、時間外労働を制限する」
「深夜勤務から外す」
「担当業務を一部調整する」

などです。

面接指導後に再面談を行うか、いつ状態を確認するかは、本人の状態や医師意見に応じて決めます。

面接指導→医師意見→必要な措置→状態確認→必要に応じた見直しまで運用できる体制をつくることが重要です。

高ストレス者面談の案内文で避けるべき表現

「対象者は必ず面談を受けてください」

避けた方がよい表現です。

法に基づく医師による面接指導は、本人からの申出に応じて実施します。

例えば、「現在の心身の状態や仕事上の負担について医師へ相談できる機会です。面接指導の申出をご検討ください」などとします。

申出を勧奨することと、本人の意思を無視して強制することを区別する必要があります。

「メンタルヘルス不調が確認されました」

高ストレス者との判定は精神疾患の診断ではないため、避けるべき表現です。

例えば、「ストレスチェック結果を実施者が確認したところ、医師による面接指導の対象となりました」と客観的に記載します。

必要に応じて、「これは病気の診断や休職の判定を意味するものではありません」と補足します。

「面談内容は会社へ一切伝わりません」

法に基づく面接指導の説明としては正確ではありません。

面接指導後、事業者は医師から健康保持に必要な措置について意見を聴きます。

そのため、「面談でお話しになった内容のすべてが会社へ共有されるものではありません。一方、健康確保のために必要な就業上の意見は会社へ提供されます」などと説明します。

詳細な医学情報と、企業が就業上の措置を行うために必要な情報を区別することが重要です。

「面談を希望しない場合は理由を回答してください」

法定面接指導を申し出ない理由を一律に本人へ回答させる必要はありません。

申出をしないこと自体を理由とした不利益な取扱いも禁止されています。

再案内する場合は、

• 面接指導の目的。
• 申出期限。
• 申出窓口。
• 情報の取扱い。

などを簡潔に再度案内します。

必要に応じて、通常の産業医相談や保健師相談など、別の相談方法についても情報提供します。

高ストレス者面談の申出につながりやすい案内方法

案内文の文章だけを工夫して、面接指導の申出数を増やそうとすることには限界があります。

重要なのは、ストレスチェックの実施前から、

• 誰が個人結果を見るのか。
• どのような場合に会社へ結果が提供されるのか。
• 面接指導を申し出ると何が会社へ伝わるのか。
• 産業医等は何を確認するのか。
• 面談後に会社へどのような情報が提供されるのか。

を従業員へ説明しておくことです。

本人が制度の情報の流れを理解できていれば、対象となった後に、

「会社に全部知られるのではないか」
「面談すると必ず休職になるのではないか」

といった誤解を減らしやすくなります。

また、申出窓口を周囲に知られにくい方法にする、問い合わせ先を明確にするなど、利用しやすい仕組みも重要です。

ただし、面接指導の申出率そのものを高くすることが制度の最終目的ではありません。

面接指導が必要と判断された従業員が、制度を正しく理解したうえで安心して申出を検討でき、必要な支援へつながれる環境を整えることが重要です。

高ストレス者面談の案内・運用は産業医クラウドへご相談ください

高ストレス者面談の案内文で重要なのは、「読みやすい文章を作ること」だけではありません。

必要なのは、

案内
→ 申出
→ 医師による面接指導
→ 医師意見
→ 必要な就業上の措置
→ フォロー

までを切れ目なく運用できる体制です。

• 案内文が整っていても、
• 面接指導を担当する医師が決まっていない。
• 勤務情報をどのように医師へ提供するか決まっていない。
• 医師意見を受けた後の担当者が決まっていない。
• 健康情報の共有ルールが曖昧。
• といった状態では、制度を十分に機能させることはできません。

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産業医を単に「面談を担当する医師」としてではなく、従業員の健康状態と実際の仕事との関係を医学的に評価し、人事担当者が適切な健康確保措置を検討するための専門家として活用することが重要です。

高ストレス者面談の案内文に関するよくある質問

人事担当者から案内文を送付できますか？

案内の内容によって異なります。

ストレスチェック制度全体の実施時期や申出方法など、個人の健康情報を取り扱わない一般的な案内であれば、人事担当者が行うことも可能です。

一方、個人のストレスチェック結果を扱いながら、特定の高ストレス者へ面接指導の申出を勧奨する業務はストレスチェックの実施事務に該当します。

対象従業員の解雇、昇進、異動について直接の権限を持つ監督的地位にある者は、この実施事務を担当できません。

直接の人事権を持たず、実施事務従事者として適切に選任された人事担当者であれば、実施者の指示の下で担当することは可能です。

「人事担当者だから可・不可」ではなく、担当者の権限と、扱う情報の種類で判断することが重要です。

案内文に「高ストレス者」と書いてもよいですか？

本人に対して、自身が高ストレス者として選定され、医師による面接指導の対象となったことを通知すること自体に問題があるわけではありません。

ただし、本人以外にその事実が知られないようにする必要があります。

そのため、「高ストレス者面談対象」などの文言をメール件名、封筒表面など第三者が見やすい場所へ表示することは避けた方がよいでしょう。

本文では、高ストレス判定が病気の診断や休職の判定ではないことも併せて説明すると、本人が制度を理解しやすくなります。

申出を何度も勧めてもよいですか？

面接指導の対象であるにもかかわらず申出を行っていない従業員に対して、実施者が申出を勧奨することは望ましいとされています。

したがって、期限前に改めて案内すること自体が禁止されているわけではありません。

ただし、
繰り返し強く申出を迫る。
上司から理由を詮索する。
申出をしないと不利益があるような伝え方をする。
といった対応は避けます。

「初回案内の○日後に1回再案内する」など、事業場で方法を定めておくことも考えられますが、回数に法令上の一律基準があるわけではありません。

勧奨と強制を混同せず、対象者であることを周囲に知られない方法で行うことが重要です。

申出期限を過ぎた場合は面談できませんか？

法に基づく面接指導の申出は、ストレスチェック結果の通知後「遅滞なく」、行政通達上は概ね1か月以内に行うこととされています。

そのため企業では、概ね1か月以内に申出できるよう具体的な期限を案内します。

一方、期限を過ぎた従業員から健康上の相談があった場合に、企業が健康相談そのものを断る必要はありません。

法定の高ストレス者面接指導としての取扱いについては制度上の要件を確認したうえで、必要に応じて、

通常の産業医相談。
保健師等への相談。
その他の健康相談。

などにつなげることを検討します。

法定制度の手続と、従業員に必要な健康支援を分けて考えることが重要です。

申出を受け付けたことを上司へ伝えてもよいですか？

面接指導を申し出た事実を、直属の上司へ無条件に共有する必要はありません。

面接指導後、時間外労働の制限、業務内容の調整などの就業上の措置を実施する必要が生じた場合には、その措置を管理職が実行するために必要な情報を共有します。

例えば、
「一定期間、時間外労働を制限する」
「深夜勤務から外す」
などです。

一方で、本人の診断名、服薬内容、家庭事情、面談中に話した具体的な内容まで共有する必要は通常ありません。

健康情報は、健康確保措置の実施に必要な範囲で共有することが基本です。

案内文は厚生労働省の文例をそのまま使えますか？

厚生労働省が公開している案内例やストレスチェック実施規程例は参考になりますが、そのまま自社へ当てはめればよいわけではありません。

企業によって、

• 面接指導の申出窓口
• 申出期限の具体的な日付
• ストレスチェック結果の事業者への提供方法
• 同意確認の方法
• 面接指導担当医
• 一般健康相談等の有無
• 健康情報の取扱い・共有範囲

などが異なります。

特に、申出を結果提供への同意とみなす方式なのか、実施者への対象要件確認方式なのかによって案内文の内容は変わります。

自社の衛生委員会等で定めたストレスチェック実施規程に合わせて調整してください。

案内文は毎年見直す必要がありますか？

「毎年必ず全文を書き換えなければならない」という法令上の義務があるわけではありません。

ただし、

• 面接指導を担当する医師。
• 申出窓口。
• 担当者。
• オンライン面談の運用。
• 健康情報の取扱方法。

などが変更されている可能性があります。

そのため、ストレスチェックを実施する前に、案内文と現在の運用が一致しているかを確認することが重要です。

前年の運用で、

問い合わせが多かった部分。
本人が誤解しやすかった説明。
申出から面談まで時間がかかった原因。
医師との情報連携で詰まった部分。

などがあれば、制度全体とあわせて改善します。

前年と同じ文章を使うことを目的にせず、現在の運用を正確に説明できる案内文になっているかを確認することが重要です。

まとめ｜案内文では申出方法と情報の流れを正確に伝える

高ストレス者への医師による面接指導を案内する際には、

• 面接指導の対象となったこと
• 高ストレス判定は病気の診断ではないこと
• 面接指導の目的
• 本人からの申出によって実施すること
• 申出方法と具体的な期限
• ストレスチェック結果が事業者へ提供される場合の取扱い
• 面接指導後に医師から会社が意見を聴くこと
• 申出等を理由とした不利益な取扱いを行わないこと
• 利用可能な別の健康相談

などを、本人が理解しやすい形で伝えることが重要です。

ただし、企業にとって重要なのは、案内文を完成させること自体ではありません。

必要な従業員が制度を正しく理解したうえで申出を検討でき、申出があった場合には速やかに医師による面接指導へつなぎ、その後に必要な健康確保措置まで実施できる体制をつくる必要があります。

そのため、

対象者の選定
→ 個別案内・申出勧奨
→ 本人からの申出
→ 医師による面接指導
→ 医師意見の聴取
→ 必要な就業上の措置
→ 必要に応じたフォロー・見直し

までを標準的な運用フローとして整えます。

また、

• 誰が個人のストレスチェック結果を扱えるのか。
• 誰が個別案内を行うのか。
• 申出後にストレスチェック結果を会社へ提供するのか。
• 面接指導後の医師意見を誰が受け取るのか。
• 管理職へどの情報を共有するのか。

を、衛生委員会等での調査審議や健康情報取扱規程を踏まえて明確にします。

担当者が変わっても、産業医が変わっても、事業場が増えても、同じルールで制度を運用できる状態をつくることが重要です。

そして、

• 案内内容が分かりにくい。
• 制度への誤解が多い。
• 申出後の日程調整に時間がかかる。
• 医師意見を具体的な措置へつなげられない。

といった課題が見つかった場合には、従業員個人に原因を求めるのではなく、制度設計や運用方法を見直します。

高ストレス者面談の案内文は、その仕組みを適切に動かすための入口です。

本人のプライバシーを守りながら、制度の目的、申出方法、情報の流れを正確に伝え、必要な人が安心して医師による支援へつながれる環境を整えることが、適切なストレスチェック制度運用につながります。