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ストレスチェックでは、従業員の回答内容、高ストレス判定、医師面接の要否など、本人が会社に知られたくないと感じる可能性のある情報を扱います。管理方法を誤ると、従業員が正直に回答できなくなり、メンタルヘルス不調の未然防止という制度本来の目的を果たせません。
現在は常時50人以上の事業場に実施義務があり、2028年4月1日からは50人未満の事業場にも義務が拡大されます。これから制度を導入する企業も、検査方法だけでなく、誰が結果を扱うのか、会社へ提供する際の同意をどう取得するのか、どこに何年間保存するのかまで決める必要があります。
本記事では、人事担当者や経営者が押さえるべき個人情報管理の注意点と実務手順を解説します。
産業医紹介サービスを検討している企業様必見！ストレスチェックの個人情報を厳格に管理すべき理由
ストレスチェック制度を機能させるには、従業員が「回答や結果を上司や人事に見られない」と信頼できる環境が不可欠です。個人結果が人事評価や配置判断に利用されるのではないかと疑われれば、受検を避けたり、実際より良好な状態に見える回答を選んだりする可能性があります。
企業は、健康確保に必要な範囲を超えて健康情報を取得・使用してはなりません。利用目的、閲覧者、保存期間、共有範囲を事前に定め、本人の同意を強要しないことが重要です。個人情報管理は法令対応だけでなく、受検率や回答の信頼性を高め、制度の運用を成功させるための基盤といえます。
ストレスチェックで扱う情報と会社が確認できる範囲
ストレスチェックで生じる情報には、質問への回答、個人の評価結果、受検の有無、高ストレス者への該当状況、医師面接の結果、集団分析結果などがあります。すべてを同じルールで管理するのではなく、情報ごとに会社が取得できる条件や共有範囲を分けなければなりません。
まずは自社で扱う情報を一覧化し、「実施者のみが扱う情報」「実施事務従事者が扱える情報」「人事担当者が確認できる情報」「管理職へ共有する情報」に分類しましょう。分類を曖昧にしたままシステムを導入すると、人事担当者へ過剰な閲覧権限が付与されるおそれがあります。
個人結果は本人の同意なく会社へ提供できない
ストレスチェックの個人結果は、実施者から従業員本人へ直接通知されます。会社が回答内容、高ストレス判定、医師面接の要否などの提供を受けるには、原則として結果が本人へ通知された後に、本人の同意を得なければなりません。
受検申込時や雇用契約時に、将来の結果提供について一括して同意を取得する運用は適切ではありません。本人が自分の結果を確認してから判断できるよう、結果通知画面に同意確認欄を設ける、または結果通知書に同意書を同封します。同意しなかったことを理由とする評価・配置上の不利益も禁止されています。
受検の有無は会社が確認して受検を勧められる
質問への回答や判定結果とは異なり、従業員がストレスチェックを受検したかどうかは、会社へ提供することが認められています。そのため、人事担当者が未受検者を確認し、メールなどで受検を勧めることは可能です。
ただし、未受検の理由を上司が詮索したり、受けなかったことを理由に評価を下げたりしてはいけません。実務では、未受検者名簿を確認できる担当者、勧奨回数、連絡方法、名簿の保存期間を決めておきましょう。所属長には個人名を渡さず、人事担当者から直接案内する方法も検討できます。
面接指導結果は就業上の措置に必要な範囲で共有する
高ストレス者が法定の医師面接を申し出た場合、会社は面接指導を実施し、医師から就業上の措置に関する意見を聴取します。会社が確認する情報は、労働時間の制限、業務量の調整、配置上の配慮など、従業員の健康を確保するために必要な内容へ限定することが重要です。
診断名、家庭事情、相談内容などを所属長へそのまま共有するのではなく、産業医が「時間外労働を月○時間以内とする」など、業務上必要な情報へ加工して伝えます。誰に何を共有するかを、面接実施前に決めておきましょう。
集団分析から個人が推測されないようにする
部署別の集団分析は、職場環境改善に活用できる一方、少人数の部署では数値から特定の従業員が推測されるおそれがあります。現在は、原則として10人未満の集団について、個人を特定できる可能性のある結果を会社へ提供しない運用が求められます。複数部署をまとめる、属性を細分化しないなどの対応が必要です。
さらに、2027年4月1日からは、集団分析を「特定の個人を識別することができない方法」で実施することが労働安全衛生規則上明文化されます。対象者全員の同意だけに頼るのではなく、分析単位や出力項目を見直し、個人を識別できない設定へ変更しましょう。
ストレスチェックの個人情報管理で注意すべきポイント
個人情報の漏えいは、サイバー攻撃だけで起こるものではありません。結果通知の誤送信、封筒の配布間違い、共有フォルダへの保存、人事異動後も残る閲覧権限など、日常的な事務作業から発生するケースも想定する必要があります。
対策では、システムの機能だけでなく、実施者と担当者の役割分担、本人同意の取得方法、紙書類の保管、外部委託先との契約まで確認します。以下の項目を自社のチェックリストに落とし込み、実施前と実施後に点検しましょう。
実施者・実施事務従事者・社内担当者の役割を分ける
実施者は、医師や保健師などの有資格者で、結果の評価、高ストレス者の選定、面接指導の要否判断などを担います。実施事務従事者は、実施者の指示を受け、回答データの入力、結果の送付・保存、面接の申出勧奨などを担当します。
従業員の解雇、昇進、異動に直接の権限を持つ者には、その権限が及ぶ従業員の個人結果を扱わせてはいけません。ただし、健康情報を扱わず、委託先との日程調整や受検管理だけを行う社内の実務担当者には、人事権を持つ者を充てることも可能です。担当業務を明文化して区別しましょう。
本人同意を結果通知後に個別に取得する
会社への結果提供に関する同意は、本人が結果を確認した後に取得します。同意書には、提供する情報の内容、利用目的、閲覧できる部署・担当者、保存期間、問い合わせ先を記載しましょう。「会社の健康管理に利用します」といった抽象的な説明だけでは、本人が提供範囲を判断しにくくなります。
Webプログラムで取得する場合は、同意した日時、対象年度、本人に表示した説明文を記録します。「同意する」が初期選択された画面や、同意しなければ結果を閲覧できない設計は避け、本人が自由に判断できるようにしてください。
結果通知から高ストレス者であることが推測されないようにする
結果通知を紙で配布する場合、封筒を閉じ、宛名を確認したうえで本人へ渡します。高ストレス者だけ異なる色の封筒を使用したり、対象者だけ後日別の通知を配布したりすると、周囲から該当者を推測される可能性があります。
Webで通知する場合も、共用端末で結果が表示されたままになる、上司がパスワードを管理するなどの運用は避けましょう。本人専用のアカウントを発行し、第三者が閲覧できない環境を整えます。メール本文へ結果を直接記載せず、本人認証後に確認できる方法を採用することが重要です。
閲覧・出力・削除の権限を必要最小限にする
ストレスチェックシステムの権限は、「管理者」と「一般利用者」だけで分けるのではなく、個人回答の閲覧、結果の出力、CSVダウンロード、削除、受検状況の確認など、操作ごとに設定します。人事担当者には、業務上不要な個人結果へのアクセス権限を付与しないことが基本です。
担当者の異動・退職時には、速やかにアカウントを停止します。少なくとも年1回は権限一覧と操作ログを確認し、不要な権限や共用アカウントが残っていないか点検しましょう。紙の場合も、保管庫の鍵を持つ担当者を限定し、貸出記録を残します。
保存する情報・保存担当者・保存期間を明確にする
本人の同意を得て会社へ提供されたストレスチェック結果は、会社が5年間保存します。本人が提供に同意しない場合は、実施者または実施事務従事者が、第三者に閲覧されない方法で結果を管理します。面接指導結果は会社が5年間保存し、集団分析結果についても5年間保存することが望まれます。
規程には、保存場所、保存担当者、保存期間、引継ぎ方法、廃棄方法を記載します。電子データを削除してもバックアップや担当者の端末に残ることがあるため、複製データも含めて管理しましょう。紙は復元できない方法で処分し、廃棄日と担当者を記録します。
外部委託先の情報管理を契約前に確認する
ストレスチェックを外部機関へ委託しても、制度の実施責任や委託先の監督責任は企業に残ります。価格や使いやすさだけで選ばず、実施者の資格、実施事務従事者の体制、データの保管場所、閲覧権限、通信・保存時の安全対策を確認しましょう。
契約書には、取扱情報の範囲、目的外利用の禁止、再委託の条件、事故発生時の連絡期限、契約終了後のデータ返却・削除、保存期間中に委託先を変更する場合の引継ぎ方法を記載します。管理画面のデモを確認し、人事担当者用アカウントで個人結果が表示されないこともテストしてください。
情報漏えいが起きた場合の対応手順を決める
誤送信、紛失、不正アクセスなどが発生した場合は、責任者への報告、アクセスの停止、影響範囲の確認、原因究明、本人への対応を速やかに行います。漏えいした情報の種類や人数によっては、個人情報保護委員会への報告や本人への通知が必要になる場合があります。
委託先で事故が発生した場合も、企業への連絡が遅れないよう、緊急連絡先と報告期限を契約で定めましょう。年1回は連絡網を確認し、誤送信を想定した訓練を行います。事故後の対応だけでなく、メールの宛先確認や添付ファイルの禁止など、発生を防ぐ手順も整備してください。
個人情報を適切に管理するための実務手順
個人情報管理を担当者の経験だけに任せると、異動や委託先変更の際に運用が崩れやすくなります。制度の実施前に情報の流れを可視化し、規程、権限、同意書、委託契約を一体的に整備することが重要です。
次の手順で準備を進めると、対応漏れを防ぎやすくなります。
- 取り扱う情報を洗い出す
回答データ、個人結果、受検状況、面接指導結果、集団分析結果を一覧化します。 - 担当者と権限を決める
実施者、実施事務従事者、人事担当者、管理職、委託先の役割を権限表にまとめます。 - 社内規程を作成する
同意取得、結果通知、保存、共有、開示、苦情対応、不利益取扱いの禁止を明記します。 - 委託先とシステムを確認する
管理画面、出力権限、保存場所、再委託、削除方法、事故時の連絡手順を確認します。 - 従業員へ周知する
会社が確認できる情報と確認できない情報、同意しない場合の取扱いを説明します。 - 実施後に点検する
権限、同意記録、保存状況、誤送信、委託先の運用を確認し、翌年度の改善につなげます。
厚生労働省の小規模事業場向けマニュアルでも、実施体制、記録の保存、情報管理、開示・苦情処理、不利益取扱いの防止を社内ルールとして定め、従業員へ周知することが示されています。
産業医クラウドで個人情報に配慮した産業保健体制を構築
ストレスチェックの個人情報管理には、システムの安全性だけでなく、実施者の役割、高ストレス者への面接指導、医師意見の共有範囲、衛生委員会での運用確認まで含めた体制が必要です。社内に専門知識を持つ担当者がいない場合、どの情報を人事や管理職へ共有すべきか判断に迷うこともあるでしょう。
産業医クラウドでは、企業の規模、業種、地域、抱えている課題に合った産業医を紹介し、従業員面談、職場巡視、衛生委員会の運営などを支援しています。
紹介する産業医については、法令に基づく基本業務の習熟度、実務対応力、人事担当者との協調性を確認し、継続的な研修も実施しています。導入社数は3,500社以上、対応事業場数は22,000事業場以上です。
「個人情報の取扱規程をどこまで整備すべきか分からない」「高ストレス者面談を任せられる産業医を探している」「複数拠点の運用ルールを統一したい」という企業は、産業医クラウドのおお問い合わせフォームからご相談ください。
支援内容や産業医選任のポイントを確認したい場合は、お役立ち資料のダウンロードもご活用いただけます。
ストレスチェックの個人情報管理に関するよくある質問
ストレスチェックでは、会社が把握できる情報と、本人同意がなければ取得できない情報を区別することが重要です。ここでは、人事担当者から寄せられやすい疑問について、実務上の対応方法を解説します。
人事担当者はストレスチェックの個人結果を見られますか？
本人の同意がない場合、人事担当者や上司が個人の回答内容、高ストレス判定、面接指導の要否を閲覧することはできません。実施者や実施事務従事者が結果を管理し、本人へ直接通知します。
本人が結果提供に同意した場合も、人事担当者であれば自由に利用できるわけではありません。健康確保に必要な範囲に限定し、人事評価や昇進判断へ流用しないよう、閲覧目的と担当者を規程に定めます。
本人同意はストレスチェックを受ける前に取得できますか？
会社への結果提供に関する同意は、原則として本人へ結果を通知した後に取得します。結果通知と同時に同意確認書を渡すことは可能ですが、本人が結果を確認してから同意の可否を判断できる状態にする必要があります。
受検前に一括して同意させる、同意しなければ結果を確認できないようにする、上司が同意を勧めるといった運用は避けましょう。同意しなかった場合も不利益がないことを、受検案内に明記してください。
誰が受検したかを会社が確認してもよいですか？
受検したかどうかの情報は会社へ提供することが認められているため、人事担当者が未受検者を確認し、受検を勧めることは可能です。ただし、受検しなかった従業員を懲戒処分したり、人事評価で不利益に扱ったりすることはできません。
未受検者名簿は個人結果と分けて管理し、受検勧奨を担当する者だけが確認できるようにします。上司から繰り返し理由を尋ねるのではなく、人事担当者から一律の案内を送る方法が適切です。
ストレスチェック結果は何年間保存しますか？
本人の同意によって会社へ提供された個人結果は、会社が5年間保存します。会社へ提供されない結果は、実施者または実施事務従事者が、第三者に閲覧されないよう管理します。面接指導結果についても、会社による5年間の保存が必要です。
委託先に保存を依頼する場合は、保存期間中に契約が終了してもデータが消去されないよう、契約終了後の保存、返却、引継ぎ方法を契約書で確認しましょう。
10人未満の部署でも集団分析できますか？
10人未満の部署でも分析そのものは可能ですが、結果から個人が推測される方法で会社へ提供することは避けなければなりません。複数部署を統合する、年齢や役職などの属性を細分化しない、個人別の回答分布を表示しないといった対策が必要です。
2027年4月1日からは、集団分析を個人が識別できない方法で実施することが規則上明文化されます。現在利用しているプログラムで、少人数部署の結果がどのように表示されるかを施行前に確認しましょう。
外部委託すれば会社は個人情報管理を行わなくてもよいですか？
外部委託しても、会社が委託先の管理状況を確認する責任はなくなりません。実施者や実施事務従事者の体制、データの保存場所、閲覧権限、再委託、事故発生時の対応などを契約前に確認する必要があります。
委託後も、アカウント権限、操作ログ、データ保存状況、担当者変更の有無を定期的に確認しましょう。委託先へすべて任せるのではなく、社内にも連絡調整や制度運用を管理する実務担当者を置くことが必要です。
まとめ｜個人情報の取扱ルールを明確にして安心して受検できる環境を整えよう
ストレスチェックの個人結果は、実施者から本人へ直接通知され、会社が取得する場合は原則として結果通知後の本人同意が必要です。一方、受検の有無、面接指導結果、集団分析結果は取扱いが異なるため、情報ごとに閲覧者、利用目的、共有範囲、保存方法を定めなければなりません。
企業は、実施者・実施事務従事者・人事担当者の役割を分け、アクセス権限、本人同意、結果通知、外部委託、保存・廃棄、漏えい時の対応を社内規程へ落とし込みましょう。
2027年4月からの集団分析ルール、2028年4月からの50人未満事業場への義務拡大も踏まえ、早めに体制を見直すことが重要です。
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