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メンタルヘルスに欠かせない部下との最適なコミュニケーション方法は?

2018.06.24メンタルヘルス

組織の成長力を高めるために大切なことのひとつとして部下とのコミュニケーションがあります。このコミュニケーション方法を誤ってしまうとチーム力の低下、部下の士気の減退などを引き起こす原因となり、最悪の場合は離職や休職といったケースを引き起こすことにも。

「よかれ」と思って伝えていることも伝え方ひとつで大きく方向性を誤り、不満が生まれる要因となります。お互いに気持ちよく仕事をし、チーム力を高める、個人のやる気を引き起こす為にはどういったコミュニケーションをとればよいのかについてお伝えします。

コミュニケーションの基本

傾聴

すべてのコミュニケーションの基本は聞くことだと考えられています。悩みや不満を内面にため込まさせず聞くことを定期的に行い、
聞いているという姿勢を正しく部下に伝えることが大切です。

【基本動作】
〇 アイコンタクト
きちんと聞いているということを目で伝えます

〇あいづちやうなづき
要所要所であいづちやうなづきを入れます

〇ながら作業の禁止
きちんと手をとめて相手に向き合う姿勢が大切です

【ペースをつくる】
〇黙って聞く
ほどよい沈黙をいれることで相手が話しやすい環境を作ります

〇合いの手をいれる
もっと聞きたいという姿勢を示します

【NG行為】
話の途中で自分の意見を押し付けること
話しを否定すること
話しを分析する
話しの腰を折る

褒める

人は誰しも承認欲求を持っています。ささいなことでも日ごろから褒めるように意識することが大切です。
何かの意見が出た場合も否定するのではなく、承認した後に自分の意見として述べるなど意見を受け入れる姿勢が部下のモチベーションを高めます

褒め方の例

〇〇さんのデスクはいつもきれいだね
〇〇さんは仕事が早くて助かるよ

提案の承認

〇〇さんの企画すごく面白かったよ。
僕としては〇〇をプラスしてもいいかなと思うけどどう?(自分の意見を言う場合は促すように伝える)

〇〇さんの意見をもっと聞きたいな

など、承認される、受け入れられるという環境がさらに意見の活性化を進めさらに次の意見の発生を生みます。部下のあらを探すのではなく部下のよいところを見つけるという視点で観察するようにしましょう

目的とゴールの共有

部下への指示の中に「〇〇をやっておいて」とだけ伝える場合があります。この指示だと「やらされている感」だけが残ってしまい
なぜこの仕事をやる必要があるのかという明確なゴールが伝えられていません。ゴールを伝えず作業だけを伝えると成長にも影響がでます。

例えば、
× 「このデータを、明日までに入力しておいて」

〇 「この顧客データは、来週クライアントに納品する必要があるから明日までにデータをいれておいてくれるかな。データに不備がないようにすれば大きな案件が受注できるのになるし、〇〇さんは仕事が正確だからぜひお願いしたいんだ」

といった形でなぜその作業をしてもらう必要があるのかを目的を一緒に話すことで一体感を感じさせることができます。気遣いできる作業指示は部下の承認欲求を満たすことも可能です。

叱咤激励はタイミング次第でマイナスに

よく部下に対して叱責することでやる気を高めようとする管理職の方がいます。(部下の為によかれとおもって叱責するケース)
部下がミスをした場合、何もなかったように何も伝えないということはもちろんマイナスですが、タイミングを誤ると不満の原因となります。

やってはいけない叱責とは

1)時間差叱り
2)恥かかせ叱り
3)追い打ち叱り
4)思い出し叱り
5)比較叱り

後から思い出したように叱ることや周囲の目がある場所で叱るなど、叱る場合でも部下の内面を考え必要のあることだけ叱るように意識する必要があります。叱る点でも配慮が必要です。

また、普段の仕事ぶりに変化があった部下に対してのコミュニケーションに関しては特に注意を払う必要があります。メンタル的な疾患も考慮に入れる必要があります。
遅刻が増えた、ぼーっとしている、仕事のミスが増えたなど、顔色が悪いなどに対して下記のような誤った声掛けをしないようにしましょう
例)
×「ぼーっとしてるぞ、しっかりしろ」
×「最近ミスが多いぞ、気を引き締めろ」
×「また遅刻か。たるんでるぞ」
×「若い時は死ぬほど頑張ればいいんだ」
×「死んでも明日までに仕上げろ」
×「君には期待しているんだ」
×「暗い顔してるな、酒でも飲んで気晴らしだ」
参考)「職場のうつ」星和書店.2010

メンタル的な疾患が疑われる場合、叱咤激励するということはNGです。下記のように様子を伺い傾聴する言葉をかけるように意識しましょう。

○「顔色が悪いぞ、体調でも悪いのか?」
○「ミスが目立つが君らしくないな。悩み事でもあるのか?」
○「最近疲れているようで心配だな。ちゃんと寝ているか?」
○「ちょっとやせたんじゃないか、体調はどうだ?」
○「よかったら話を聞かせてくれないか?」

参考)「職場のうつ」星和書店.2010

言葉の掛け方ひとつで部下に寄りそうことも部下との距離が離れることもあります。コミュニケーションの基本は「傾聴」であることを意識することが大切です。